Brak zapłaty po rozwiązania umowy z powodu nieprawidłowości w świadczeniu usług księgowych

Na co się umówiono

Minimalna kwota wynagrodzenia miesięcznego za prowadzenie ksiąg rachunkowych została uzgodniona na 700 zł netto, przy czym integralną częścią umowy był protokół finansowy zawierający cennik usług. Wynikało z niego, że wynagrodzenie netto za prowadzenie ksiąg będzie wynosić, w zależności od liczby operacji księgowych: do 40 – 700 zł, do 60 – 800 zł, do 80 – 900 zł, do 100 – 1 tys. zł, do 130 – 1,2 tys. zł, do 150 – 1,7 tys. zł, do 200 – 2,5 tys. zł, do 300 – 3 tys. zł, do 400 – 4 tys. zł, a do 500 – 5 tys. zł. Umowa zakładała, że jeżeli liczba operacji księgowych przekroczy 500, to strony zawrą aneks w celu ustalenia nowej kwoty wynagrodzenia.

Protokół finansowy przewidywał też wynagrodzenie za: obsługę kadrowo-płacową pracownika, teczkę osobową nowego pracownika, przygotowanie dokumentacji zatrudnienia/zwolnienia pracownika, przygotowanie umów cywilnoprawnych, sporządzenie sprawozdań statystycznych GUS.

Oprócz tego uzgodniono, że za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego biuro pobierze wynagrodzenie w wysokości miesięcznej stawki, a nieodpłatnie pomoże w złożeniu go do KRS.

Usługa miała być rozliczana w okresach miesięcznych, potwierdzona fakturą wystawioną na początek każdego bieżącego miesiąca z terminem płatności 7 dni (co oznaczało płatność z góry).

W praktyce biuro najczęściej wystawiało faktury pierwszego dnia miesiąca na minimalną kwotę 700 zł netto oraz wyrównanie za czynności przekraczające minimalną liczbę operacji, wykonane w poprzednim miesiącu (np. w sierpniu zaksięgowało dokumenty za lipiec i z tego tytułu 1 września wystawiło fakturę z terminem zapłaty do 8 września).

Problem z zapłatą

W połowie października 2022 r. strony zawarły porozumienie rozwiązujące umowę. Ustaliły koszt przekazania bazy danych (dokumentów za lata 2020–2022) w wysokości 750 zł netto i to, że po uwzględnieniu rabatu (749,99 zł netto) baza zostanie przekazana w cenie 1 gr.

Ostatnim miesiącem zaksięgowanym przez biuro był sierpień. Od września 2022 r. czynności związane z prowadzeniem księgowości klienta przejął inny podmiot.

Pod koniec listopada 2022 r. biuro wezwało klienta do zapłaty zaległych 8139,43 zł wraz z odsetkami w wysokości 231,31 zł. Zażądało też rekompensaty za koszty odzyskiwania należności od każdej z faktur w łącznej wysokości 578,64 zł.

Gdy sąd rejonowy w postępowaniu upominawczym wydał nakaz zapłaty, klient wniósł sprzeciw. Twierdził, że biuro:

• nie wykazało, aby wykonało czynności, za które żąda zapłaty, a od września 2022 r. księgowanie przejął już nowy podmiot,
• miało sporządzić sprawozdanie finansowe nieodpłatnie,
• popełniło wiele nieprawidłowości w świadczeniu usług księgowych i kadrowych, co było powodem rozwiązania umowy.

Klient nie miał racji

Ostatecznie sprawa trafiła na sądową wokandę. Sąd nie zgodził się, że biuru nie należała się zapłata, bo od września 2022 r. księgowością zajmował się już inny podmiot. Nie było wątpliwości, że ostatnim księgowanym przez biuro miesiącem był sierpień, a więc biuro słusznie wystawiło na początku października fakturę za zaksięgowanie we wrześniu sierpniowych dokumentów – stwierdził sąd.

Nie uznał też zarzutów klienta dotyczących liczby zaksięgowanych operacji (wykazanych w fakturach). Klient nie przedstawił żadnych dowodów, które mogłyby ją skutecznie podważyć. Natomiast biuro przedłożyło własne wewnętrzne rejestry i wydruki, które potwierdzały wartości wskazane w fakturach.

Co prawda zestawienie sporządziło również nowe biuro (klient się na nie powołał), ale sąd uznał, że to nie wystarczy do wykazania nieprawidłowości poprzedniego biura. Potrzebna byłaby do tego wiedza specjalisty (bo materia jest specyficzna, szczegółowa i skomplikowana), ale – jak zauważył sąd – pozwany nie wystąpił z wnioskiem o powołanie biegłego.

Biuro nie wszystko uzasadniło

Biuro nie potrafiło natomiast – według sądu – wskazać, czego konkretnie dotyczyły należności wskazane w fakturze z 1.09.2022 r. (oprócz należności za usługi księgowe wykonane w sierpniu). Nie wykazało jednoznacznie, jakie konkretnie czynności mieściły się pod pojęciem „obsługa płacowa właściciela (...) stary cennik”. Nie wykazało też, na jakiej podstawie ustaliło wysokość wynagrodzenia na 70 zł netto (załącznik do umowy nie przewidywał takiej kwoty za żadną czynność).

Podobnie sąd ocenił zasadność roszczenia biura o zapłatę za „korektę”. Biuro nie wykazało, aby klient zlecił mu wykonanie korekty albo żeby w trakcie współpracy pojawiła się konieczność jej przeprowadzenia. Wyjaśnienia w tym zakresie były niejasne, wymijające i nie znajdowały potwierdzenia w treści umów i protokołu finansowego – wytknął sąd.

Za sprawozdanie finansowe

Nie zgodził się natomiast z pozwanym, że biuro miało sporządzić sprawozdanie za darmo. Owszem, miało nieodpłatnie pomóc w złożeniu go do KRS, ale z całą pewnością nie można utożsamiać złożenia sprawozdania z jego sporządzeniem. Nakład pracy jest tu nieporównywalnie większy – podkreślił sąd.

Miał za to wątpliwości co do wysokości żądanej zapłaty. Stwierdził, że kwota wykazana na fakturze nie wynika z umowy, a sposób jej ustalania nie był klarowny. W kontrakcie zapisano, że klient za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego zapłaci wynagrodzenie w wysokości miesięcznej obowiązującej stawki, następnie odesłano do protokołu finansowego, ale nie wskazano w nim jednoznacznie, jak wysokie ma być to wynagrodzenie i czy ma zależeć od liczby operacji księgowych w danym miesiącu.

W tej sytuacji sąd ustalił wynagrodzenie w wysokości minimalnej 700 zł netto. Stwierdził, że taka kwota uwzględnia interes biura (dostaje ono zapłatę za wykonane prace), a zarazem chroni zleceniodawcę przed dowolnością przy określaniu należności przez biuro rachunkowe.

Odpowiedzialność kontraktowa

Sąd uznał za niezasadne zarzuty klienta co do nieprawidłowości w świadczeniu usług przez biuro. Stwierdził, że była to tylko jego własna ocena i świadków (w tym właściciela nowego biura), niepoparta żadnymi dowodami.

Poza tym, nawet gdyby przyjąć, że biuro faktycznie nieprawidłowo wykonywało obowiązki (co nie zostało należycie wykazane), to żaden z przepisów Kc dotyczących odpowiedzialności kontraktowej nie przewiduje możliwości odmowy zapłaty wynagrodzenia, w sytuacji gdy zawarto umowę zlecenia (do której należy zaliczyć umowę o prowadzenie usług księgowych) – podkreślił sąd, przytaczając wyrok Sądu Okręgowego w Szczecinie z 19.12.2016 r. (VIII Ga 503/16).

Wskazał, że zasadniczym skutkiem niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jest możliwość dochodzenia naprawienia szkody (art. 471–474 Kc). Przepisy Kc przewidują też szczególne zasady odpowiedzialności kontraktowej w razie zwłoki i opóźnienia dłużnika (art. 476–482 Kc) czy niemożliwości świadczenia (art. 475 Kc). Jednak żadna z tych regulacji nie przewiduje odmowy zapłaty wynagrodzenia w sytuacji nienależytego wykonania zobowiązania, zwłaszcza gdy nie przewidziano tego również w umowie łączącej strony.

Koszty odzyskiwania należności

Za zasadne sąd uznał żądanie zwrotu kosztów odzyskiwania należności. Jako podstawę prawną wskazał tu art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Zgodnie z tym przepisem wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, o których mowa w art. 7 ust. 1 lub art. 8 ust. 1, przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość 40 euro (gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 zł).

Biuro wygrało w 3/4

W rezultacie sąd zasądził od klienta na rzecz biura łącznie 6359,64 zł. Składały się na to należności (5781 zł) z tytułu wykonania usługi handlowej oraz rekompensata za koszty odzyskiwania tych należności (578,64 zł).

W trakcie procesu biuro cofnęło pozew co do kwoty 861 zł. Zorientowało się, że w fakturze wystawionej na początku października uwzględniło wynagrodzenie minimalne 700 zł, a więc niezasadnie przyjęło, że w październiku też będzie wykonywać jakieś czynności. Tymczasem mogło już tylko rozliczyć nadwyżkę czynności wykonanych we wrześniu (dotyczących sierpnia) ponad ustalone minimum.

Sąd zasądził koszty procesu zarówno od powoda (biura rachunkowego), jak i od pozwanego (klienta) zgodnie z zasadą stosunkowego rozdzielenia kosztów wyrażoną w art. 100 Kpc.

Biuro wygrało proces w 73, a klient w 27%.