Błąd w deklaracji ZUS nie przekreśla prawa do korekty podstawy wymiaru składek

Wnioski te płyną z wyroku Sądu Okręgowego w Łodzi z 28.06.2021 (VIII U 869/21).

Dotyczył on kobiety, która jako osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą płaciła obniżone składki ZUS, na zasadach przewidzianych w art. 18a usus (przez 24 mies. kalendarzowe podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia).

Przedsiębiorczyni korzystała z usług biura rachunkowego. Błąd pracownika biura sprawił, że za 3 mies. 2020 (kwiecień, czerwiec i lipiec) wykazano w deklaracjach rozliczeniowych podstawę wymiaru składek w kwocie 3136,20 zł (pełny ZUS).

Pracownik nie wiedział, że czasem program komputerowy „z automatu” narzuca pełny wymiar składki ZUS. Nie zorientował się więc, że uwzględniona przez program podstawa wymiaru składki (pełny ZUS) nie zgadza się z wpisanym kodem tytułu ubezpieczenia 05 70 00 (preferencyjny ZUS).

W sierpniu 2020 ubezpieczona otrzymała z ZUS informację telefoniczną, że ma na koncie niedopłatę. Dopiero wtedy zorientowała się, że musiał nastąpić błąd. Natychmiast poinformowała o tym biuro rachunkowe, a ono złożyło korekty deklaracji. Zadeklarowało w nich podstawę wymiaru składek w kwocie 780 zł. Równolegle ubezpieczona złożyła wniosek o rozliczenie konta.

W związku z tym wnioskiem kilka dni później ZUS poinformował ją o ustaleniu nadpłaty. Kobieta uznała więc sprawę za załatwioną i za kolejne miesiące nie płaciła składek, bo rozliczała nadpłatę.

Potem jednak wyszło na jaw, że ZUS tego samego dnia, w którym poinformował o nadpłacie, wysłał ubezpieczonej również inne pismo (na inny adres). Prosił w nim o złożenie korekty deklaracji rozliczeniowych poprzez wykazanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne w wysokości 3136,20 zł.

Kobieta nie podjęła tego pisma, natomiast odpowiedziała na prośbę ZUS w połowie września 2020. Wysyłała wtedy wiadomość e-mail, wnosząc o korektę z urzędu deklaracji rozliczeniowych za kwiecień, czerwiec i lipiec 2020 oraz wykazanie w nich podstawy wymiaru składek społecznych w wysokości 3136,20 zł.

Wysłała tę wiadomość po rozmowie z pracownikiem ZUS, który podyktował jej treść oraz poinformował, że jeśli deklaracje nie zostaną skorygowane, to ubezpieczona będzie musiała zapłacić dodatkową kwotę. Wcześniej pracownik ZUS rozmawiał z biurem rachunkowym, ale odmówiło ono sporządzenia żądanej korekty.

ZUS odrzucił natomiast korekty deklaracji, w których biuro zadeklarowało podstawę wymiaru składek w kwocie 780 zł. Stwierdził, że zostały one sporządzone po terminie.

W październiku biuro rachunkowe zwróciło się do ZUS o ich przyjęcie. Tłumaczyło, że deklaracje zostały sporządzone w obowiązującym terminie i z właściwym kodem ubezpieczeń (05 70 00), natomiast wyższa podstawa wymiaru składki została nieświadomie zatwierdzona przez współpracownika biura, ponieważ nie znał on zasad obsługi programu płacowego, narzucającego czasem automatycznie pełny wymiar składek.

Biuro tłumaczyło, że błąd zostałby szybciej zauważony, gdyby nie to, że ubezpieczona była w tym czasie, ze względu na epidemię, zwolniona z opłacania składek za marzec – maj 2020.

ZUS wskazał jednak, że nie ma możliwości wstecznej korekty do niższej podstawy wymiaru, bo płatnik składek jest związany złożoną przez siebie deklaracją. Odnosząc się natomiast do pomyłki, ZUS stwierdził, że przepisy nie przewidują wyjątków.

W listopadzie ubezpieczona, reprezentowana przez biuro rachunkowe, ponownie wyjaśniła przyczynę błędu. Wskazała, że w sierpniu ZUS poinformował ją o ustaleniu nadpłaty i że zostanie ona zaliczona na poczet przyszłych należności. Miała więc prawo sądzić, że tak się stanie. Argumentowała, że nie zmieniła kodu ubezpieczeń. Co prawda potem wysłała niekorzystną dla siebie wiadomość e-mail, ale tłumaczyła, że została jej ona podyktowana przez pracownika ZUS, a ona sama nie powiadomiła o tym swojego pełnomocnika.

Gdy i to nie poskutkowało, wysłała w lutym 2021 kolejny e-mail, w którym napisała, że uchyla się od skutków prawnych oświadczenia woli, zgodnie z którym w poprzednim e-mailu zrezygnowała z przysługującej jej preferencji i wyraziła zgodę na „przejście” na wyższy ZUS. Podkreśliła, że wrześniowe oświadczenie złożyła za namową pracownika ZUS i że wcale nie było jej intencją pozbawienie siebie samej prawa do preferencji.

Sprawa znalazła swój finał w Sądzie Okręgowym w Łodzi. Sąd, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności sprawy, uznał, że ubezpieczona nie zmieniła w spornych miesiącach podstawy wymiaru składek. Nie zapłaciła ich za kwiecień od podwyższonej podstawy wymiaru, bo w tym czasie korzystała ze zwolnienia z opłacania składek z powodu epidemii. Natomiast gdy zorientowała się, że do zapłaty za kolejne miesiące pozostaje wyższa kwota, podjęła kroki w celu wyjaśnienia rozbieżności.

Co istotne – podkreślił sąd – sam ZUS poinformował ją o ustaleniu nadpłaty na ubezpieczenia społeczne. Ubezpieczona miała więc prawo uważać sprawę za załatwioną. Skierowane do niej pismo podpisał starszy inspektor.

ZUS nie załączył tego pisma do swoich akt, ale sąd to zauważył i wytknął organowi. Sam dowiedział się o piśmie tylko dlatego, że złożyła je ubezpieczona.

Nie uszło też uwadze sądu, że tego samego dnia ZUS wysłał do ubezpieczonej inne pismo, przeczące treści pierwszego. Zostało ono podpisane przez starszego referenta i ponieważ skierowano je na inny adres, ubezpieczona go nie podjęła. Zostało więc doręczone w trybie doręczenia zastępczego.

Dla sądu istotne było również, że ubezpieczona wysłała pierwszy e-mail do ZUS za namową pracownika ZUS, który podyktował jej treść wiadomości oraz poinformował, że w razie braku korekty będzie musiała zapłacić dodatkową kwotę. Sąd wziął pod uwagę, że po kilku miesiącach kobieta napisała kolejny e-mail, w którym powiadomiła o uchyleniu się od skutków poprzedniego oświadczenia woli.

Sąd wytknął ZUS, że o wszystkim tym wiedział, podobnie jak miał świadomość, że doszło do błędu pracownika biura rachunkowego. Otrzymywał w tej sprawie wyjaśnienia i to niejednokrotnie, a mimo to w ogóle nie uwzględnił rzeczywistej woli płatnika.

Zdaniem sądu nie było przeszkód do przyjęcia korekty złożonych deklaracji rozliczeniowych, a już z pewnością nie stał temu na przeszkodzie art. 18 ust. 8a usus. Przepis ten – jak podkreślił sąd – ma zapobiegać sytuacjom dowolnego, bez zaistnienia żadnych nowych okoliczności, korygowania podstawy wymiaru składek za wskazany miesiąc. Dotyczy więc sytuacji świadomego, intencjonalnego zadeklarowania wyżej podstawy wymiaru składek, z czym nie mamy do czynienia w niniejszym postępowaniu – orzekł sąd.

Zmienił więc zaskarżoną decyzję i stwierdził, że podstawa wymiaru składek społecznych za sporne miesiące wynosi 780 zł.