Biuro rachunkowe może stosować równoważny system czasu pracy

Podstawowy system czasu pracy nie do końca sprawdza się w biurach rachunkowych. Zakłada bowiem, że norma dobowa wynosi 8 godz., a średniotygodniowa – 40 godz. w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 mies. (art. 129 § 1 Kp). Tymczasem w biurach gros zadań jest realizowana między 5. a 25. (lub 20.) dniem miesiąca, co wynika z terminów rozliczeń składkowo-podatkowych. Dyspozycyjność pracowników jest najbardziej potrzebna właśnie w tym okresie, zaś w pozostałym spada do poziomu umiarkowanego lub bardzo niskiego (np. do bieżącej obsługi telefonicznej i poradniczej klientów).

Skutek? Ośmiogodzinna dniówka jest za krótka między 5. a 25. dniem miesiąca, a za długa w pozostałym czasie. Lepszą organizację pracy oferuje równoważny system czasu pracy (dalej system równoważny), o którym mowa w art. 135 Kp.

Elastyczna organizacja

System równoważny daje możliwość elastycznego planowania pracy w okresie rozliczeniowym, który zasadniczo powinien wynosić miesiąc, lecz w szczególnie uzasadnionych przypadkach może być wydłużony do nie więcej niż 3 mies. (art. 135 § 2 Kp). System ten dopuszcza wydłużanie dobowego wymiaru czasu pracy do maksymalnie 12 godz. w dni, w których jest to konieczne. Nakazuje jednocześnie równoważenie nadwyżki ponad 8 godz. krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektóre inne dni albo dniami wolnymi od pracy. Ma to związek z obowiązkiem przestrzegania normy tygodniowej, która wynosi średnio 40 godz. w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Ważne: w systemie równoważnym pracą w godzinach nadliczbowych jest praca ponad normę dobową wynikającą z harmonogramu pracy, a także w czasie przekraczającym przeciętną normę tygodniową (por. wyrok SN z 10.03.2005, II PK 241/04).

Stosując system równoważny, pracodawca jest ponadto zobowiązany do nieprzekraczania wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym, a także zapewnienia dni wolnych w liczbie równej minimum sumy niedziel, świąt oraz dni wolnych wynikających z 5-dniowego tygodnia pracy (przy kompensacji dniami wolnymi zwykle jest ich więcej).

Nie wolno mu również zatrudniać w tym systemie osób, których dniówka nie może być dłuższa niż 8 godz. (np. ciężarne, młodociani czy niepełnosprawni; por. art. 148 i art. 202 § 1–2 Kp oraz art. 15 ust. 1–2 i art. 16 ustawy z 27.08.1997 o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, DzU z 2019 poz. 1172).

Właściwe uzasadnienie

Pracodawca może wprowadzić system równoważny, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Tak stanowi art. 135 § 1 Kp, nie definiując jednocześnie tych pojęć (wyjątek to prace uzależnione od warunków atmosferycznych lub pory roku, art. 135 § 3 Kp). W związku z tym ich ocena należy do pracodawcy i zakładowej organizacji związkowej lub samego pracodawcy – w zależności od dokumentu wewnątrzzakładowego, którym system równoważny jest wdrażany.

Zazwyczaj system równoważny stosuje się w turystyce, handlu, hotelarstwie, gastronomii, transporcie, rolnictwie czy służbie zdrowia. Nie ma jednak żadnych przeciwskazań do jego stosowania przez biura rachunkowe. Muszą one bowiem zorganizować pracę adekwatnie do charakteru wykonywanych zadań, terminów podatkowych i składkowych rozliczeń. Jest to moim zdaniem właściwe uzasadnienie w rozumieniu art. 135 § 1 Kp (odmiennie P. Ziółkowski, Czy można wprowadzić „dni nieobowiązkowe” dla pracowników „RiP” nr 12/2015). Gdyby sprawy klientów biura spowodowały konieczność zintensyfikowania pracy poza okresem między 5. a 25. dniem danego miesiąca, czego nie dało się przewidzieć w momencie ustalania harmonogramu czasu pracy, biuro rachunkowe jako pracodawca może polecić realizację nieprzewidzianych wcześniej zadań w godzinach nadliczbowych ze względu na swoje szczególne potrzeby (art. 151 § 1 pkt 2 Kp). Ich wykonanie musi jednak zrekompensować w formie finansowej lub czasem wolnym (art. 1511–1512 Kp).

Sposób wprowadzenia

Pracodawca może objąć wszystkich swoich pracowników lub ich część systemem równoważnym. Jeśli mieliby pracować w stałych dniach i godzinach w okresie rozliczeniowym, wówczas może to zapisać w rozkładzie czasu pracy zamieszczanym w dokumencie wewnątrzzakładowym, którym system równoważny byłby wprowadzany. Zazwyczaj ten rozkład ma charakter ramowy, natomiast uszczegółowienie następuje w rozkładach czasu pracy dla poszczególnych osób (potocznie grafiki lub harmonogramy czasu pracy).

Biuro rachunkowe wprowadza system równoważny:

• układem zbiorowym pracy – jeśli jest nim objęte,
• regulaminem pracy – gdy nie obowiązuje w nim układ zbiorowy, a zatrudnia co najmniej 50 pracowników lub stworzyło ten dokument na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 104 § 11 i 3 Kp),
• obwieszczeniem – w razie braku układu zbiorowego pracy i regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kp).

W większości biur będzie to ten ostatni dokument, którego wprowadzenie nie wymaga wielu formalności – w przeciwieństwie do układu i regulaminu, w przypadku których konieczne są uzgodnienia ze związkami zawodowymi. Biura same opracowują treść obwieszczenia, a następnie przekazują pracownikom do wiadomości w sposób w nich przyjęty (np. wywieszenie na tablicy informacyjnej, rozesłanie e-mailem czy zamieszczenie w intranecie). Po upływie 2 tyg. od dnia, w którym to uczynią, system równoważny zacznie obowiązywać.

Harmonogram pracy

Obowiązkiem pracodawcy jest przygotowywać harmonogramy – pisemnie lub elektronicznie – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc, a także przekazywać je pracownikom co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład (art. 129 § 3 Kp). Przy systemie równoważnym nie jest to konieczne, gdy rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy albo z umowy o pracę (art. 129 § 4 pkt 1 Kp).