Automatyzacja rozliczeń klientów biura rachunkowego przy użyciu enova365
Biura rachunkowe muszą automatyzować pracę, żeby sprostać konkurencji i oczekiwaniom klientów. Wie o tym Poltax – biuro księgowe, które zdecydowało się na automatyzację comiesięcznych rozliczeń z klientami przy użyciu systemu ERP enova365.
Biura rachunkowe muszą automatyzować pracę, żeby sprostać konkurencji i oczekiwaniom klientów. Wie o tym Poltax – biuro księgowe, które zdecydowało się na automatyzację comiesięcznych rozliczeń z klientami przy użyciu systemu ERP enova365.
Poltax Sp. z o.o. jest nowoczesnym biurem rachunkowym z Torunia, którego oferta obejmuje szeroki zakres usług rachunkowych i kadrowo-płacowych, w tym prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów, kompleksową księgowość oraz obsługę spraw kadrowych.
Potrzeba automatyzacji comiesięcznych rozliczeń
Ważnym elementem pracy księgowych z biura rachunkowego jest comiesięczne rozliczanie klientów, zgodnie z zawartymi umowami. Kwota wynagrodzenia należnego za obsługę firmy w wielu przypadkach zależy od zmieniających się czynników – na przykład liczby osób zatrudnionych w organizacji klienta w danym okresie sprawozdawczym.
Przed wdrożeniem automatycznego rozliczania klientów comiesięczny proces rozliczeń wymagał dużego nakładu pracy księgowych z biura rachunkowego.
Faktury były wystawiane przez kopiowanie z dokumentów handlowych z poprzedniego miesiąca. Aby prawidłowo rozliczyć obsługę kadrowo-płacową klienta, księgowe w biurze Poltax musiały pamiętać między innymi o tym, ile osób zatrudnionych jest w danej firmie, oraz uwzględnić inne elementy składające się na końcową wartość faktury.
Przy samym rozliczaniu księgowe sprawdzały także, ile dany klient ma wprowadzonych dokumentów w bazie. Następnie faktura za usługi rachunkowe i kadrowo-płacowe była księgowana.
Po przeliczeniu deklaracji pracownicy zapisywali lokalnie wydruki księgowe. Wydruki były następnie ręcznie dołączane w formie załączników do wiadomości mailowej, która, po wpisaniu kwoty do zapłaty, była wysyłana do klienta.
Wybór narzędzi i technologii do automatyzacji
Żeby umożliwić firmie Poltax automatyczne rozliczanie klientów, Autoryzowany Partner enova365 – firma Blacksoft – wdrożyła 2 moduły systemu ERP enova365: Faktury i Praca na wielu bazach, oraz własny, autorski dodatek stworzony specjalnie z myślą o firmie Poltax.
Moduł Faktury enova365 usprawnia proces wystawiania faktur. Przechowuje informacje o kontrahentach, bankach i urzędach, daje możliwość ustalania cen sprzedaży i sposobu ich wyliczania oraz wystawiania faktur, w tym faktur cyklicznych. Pozwala także na generowanie zestawień i raportów.
Moduł Praca na wielu bazach enova365 usprawnia działanie na wielu bazach, przy czym jako bazę rozumiemy przestrzeń w systemie informatycznym, na której pracuje biuro rachunkowe i która jest dedykowana danemu klientowi biura. Największą zaletą tego rozwiązania jest to, że odrębne bazy klientów otrzymują łącznik, który pozwala na jednoczesne zarządzanie tymi bazami. Innymi słowy, w jednym miejscu można wykonywać czynności, które są wspólne dla wielu baz.
Autorski, dedykowany dodatek firmy Blacksoft – żeby zautomatyzować rozliczanie klientów Poltax w sposób dopasowany do potrzeb tego biura rachunkowego, specjaliści z firmy Blacksoft zaprojektowali i stworzyli dedykowane rozwiązanie, które odpowiadało na specyficzne potrzeby Poltax.
Efekty automatyzacji dla Poltax i klientów
W wyniku wdrożenia rozwiązania Blacksoft, bazującego na oprogramowaniu enova365, zautomatyzowane zostały 4 najważniejsze procesy: wyliczanie kwot należnych za pracę biura rachunkowego, wysyłanie maili z kwotami rozliczeń i dokumentami do klientów oraz wprowadzanie faktur do ewidencji klientów i ich predekretacja.
Cały proces rozliczeń klientów został ograniczony do 3 kliknięć: przelicz fakturę, rozliczenie, wyślij rozliczenie.
Ponieważ proces przebiega w dużej mierze automatycznie, wdrożenie rozwiązania eliminuje ryzyko popełnienia błędów, które mogłyby występować przy ręcznym wprowadzaniu danych. Wszystkie wprowadzane informacje są spójne i precyzyjne.
Rozwiązanie jest elastyczne, dostosowuje się do różnych form opodatkowania, dzięki czemu można je stosować do automatyzacji rozliczeń z klientami biura o różnej specyfice.
Kluczowe korzyści z wdrożenia automatyzacji w Poltax:
- oszczędność czasu,
- brak błędów w rozliczeniach z klientami,
- usprawnienie rozliczeń z klientami o dowolnej specyfice.
„Procesy rozliczeniowe przebiegają teraz znacznie szybciej i precyzyjniej, co pozwala zaoszczędzić nam wiele czasu. Możliwość automatycznego monitorowania liczby dokumentów oraz terminowości ich dostarczenia przez klientów uszczelniła cały proces rozliczeń. Dzięki temu jesteśmy w stanie zapewnić jeszcze wyższą jakość usług oraz zachować pełną zgodność z obowiązującymi przepisami” – podsumowuje Magdalena Gąsiorowska, Dyrektor w POLTAX Sp. z o.o.
enova365 to nowoczesny system ERP, oferujący dedykowane rozwiązania dla biur rachunkowych. Modułowa budowa sprawia, że enova365 może być dostosowana do indywidualnych potrzeb biura rachunkowego. Szeroki zakres funkcjonalności pozwala uprościć, usprawnić i zautomatyzować pracę księgowych.
Poznaj wszystkie możliwości enova365 na stronie www.enova.pl
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
| Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
