Anulowanie faktury zaliczkowej po odstąpieniu od umowy i zwrocie zaliczki

Nie ma w tym przypadku możliwości anulowania faktury. Czynność opodatkowana VAT, tj. otrzymanie zaliczki, wystąpiła i została prawidłowo zafakturowana. Skoro pojawiły się nowe okoliczności (odstąpienie od umowy), to należy wystawić fakturę korygującą.

Zakładam, że chodzi o transakcję krajową, opodatkowaną 23% VAT. Dlatego rozliczenie, tj. obniżenie należnego VAT, jest możliwe pod warunkiem posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie to sprzedawca musi otrzymać przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą. Uzyskanie potwierdzenia po tym terminie uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty za okres rozliczeniowy, w którym uzyskał potwierdzenie (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT).

Zasad anulowania faktur (popularnie nazywanego stornem) nie uregulowano w przepisach podatkowych, jednak wykształciła się dość jednolita praktyka, która pozwala na określenie warunków anulowania.

Sądy administracyjne i organy podatkowe podkreślają, że faktura może być anulowana tylko wtedy, gdy rzeczywiście zaistnieje taka konieczność.

Jak czytamy w wyroku NSA z 11.04.2017 (I FSK 1460/15), możliwość anulowania faktur, mimo że nie jest dopuszczona wyraźnie przez ustawę o VAT, należy zaaprobować jako praktyczną i realną drogę „wycofania się” podatnika z błędnego wystawienia dokumentu rozliczeniowego.

Po pierwsze anulowanie jest możliwe, tylko jeśli faktura nie została w żaden sposób przekazana nabywcy – wprowadzona do obrotu prawnego. Oznacza to, że anulując fakturę, trzeba mieć pewność, że jej kopia czy skan nie zostały przekazane do klienta. „Wprowadzenie do obrotu” rozumiane jest bardzo szeroko, np. jako umieszczenie elektronicznej wersji na platformie EDI (Electronic Data Interchange) lub nawet przesłanie klientowi linka umożliwiającego pobranie faktury w wersji elektronicznej z tzw. chmury.

Upraszczając: pierwszym warunkiem anulowania faktury sprzedażowej jest pewność, że kontrahent nie ujął stornowanego dokumentu w swoich księgach i ewidencji VAT.

Po drugie faktura może być anulowana, tylko jeśli czynność, którą dokumentuje, nie została wykonana. Nie ma zatem możliwości anulowania faktury wystawionej z tytułu rzeczywiście zrealizowanej transakcji (świadczenie usługi, dostawa towaru) albo – jak w opisanym przypadku – otrzymania zapłaty na poczet przyszłej transakcji. Podkreśliła to KIS w interpretacji z 18.03.2019 (0112-KDIL1-3.4012.30.2019.1.AK). Interpretacja dotyczyła faktury wystawionej na spółkę samorządową X, a następnie z nią wyjaśnianej i renegocjowanej. Podczas przedłużających się wyjaśnień X zmieniła strukturę właścicielską oraz organ zarządzający. Nowy właściciel nie potwierdził zasadności faktury i wykluczył możliwość zawarcia ugody, stwierdzając, że nie jest stroną. Mimo patowej sytuacji KIS nie zgodziła się na anulowanie faktury. Argumentowała, że choć nie została wprowadzona do ksiąg kontrahenta, dokumentuje rzeczywiście wykonaną usługę i tym samym nie może być anulowana.

Podsumowując: anulować można fakturę niepowiązaną z żadną transakcją. Gdy natomiast po wystawieniu faktury następują zdarzenia mające wpływ na jej treść lub zawiera ona błędy, dokument ten należy poprawić, tj. skorygować przez wystawienie faktury korygującej (częściowo lub „do zera”).

Jest to bardzo istotne rozróżnienie pokazujące granicę między anulowaniem faktury a jej korektą „do zera”. Jeżeli transakcja opisana na fakturze rzeczywiście wystąpiła, to anulowanie dokumentującej ją faktury nie jest możliwe i stosuje się korektę zerującą, natomiast możliwość stornowania faktur należy zachować na nieliczne przypadki.

Po trzecie anulowana faktura powinna pozostać w dokumentacji/systemie finansowo-księgowym podatnika. Zgodnie z wytycznymi organów podatkowych wystornowaną fakturę należy archiwizować wraz z informacją dotyczącą powodu storna. Informacja ta nie musi mieć sformalizowanego charakteru – wystarczy odręczna notatka, korespondencja e-mailowa bądź adnotacja w polu „uwagi” przy księgowaniu (zob. przywołana interpretacja KIS z 18.03.2019).

Podsumowując: fakturę powinno się anulować w ostateczności. Storno jest możliwe, jeżeli błąd został zauważony przed przesłaniem/udostępnieniem faktury kontrahentowi i jeżeli zdarzenie opisane na fakturze nie zaistniało.