Zwrot kosztów przejazdów pracowników taksówkami – bez PIT

Tak wynika z interpretacji KIS z 9.05.2025 r. (0115-KDIT2.4011.160.2025.1.ENB). Wystąpił o nią pracodawca zwracający koszty przejazdów taksówkami pracownikom, do których obowiązków należy utrzymywanie relacji biznesowych, z czym wiąże się konieczność udziału w spotkaniach biznesowych. Zdarza się, że spotkania kończą się w późnych godzinach wieczornych i pracownik nie może wrócić do domu środkami komunikacji publicznej. Pracodawca wyraża więc zgodę na skorzystanie z taksówki i zwraca poniesione koszty. Argumentował, że skoro taksówka jest zamawiana w związku z wykonywaniem zadania służbowego, to pracownik nie uzyskuje przysporzenia majątkowego (korzyści). Nawet gdy przejazdu nie można zakwalifikować jako podróży służbowej, nadal nie ma podstaw do przerzucenia na pracownika kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem powierzonego zadania. Wydatek jest ponoszony w interesie pracodawcy. Dlatego nie ciąży na nim obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na PIT.

KIS zgodziła się z tym, potwierdziła też, że taki obowiązek nie wystąpi, gdy z taksówek korzystają – w związku z uzasadnioną potrzebą – pracownicy odbywający podróż służbową. Otrzymany przez nich zwrot poniesionych na ten cel wydatków stanowi wówczas przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Koszty poniesione na przejazd taksówką mogą bowiem być zakwalifikowane jako inne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 2190).