Zwrot kosztów pracy zdalnej nie podlega opodatkowaniu

Potwierdza to interpretacja KIS z 12.05.2023 r. (0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN).

Wystąpił o nią pracodawca (bank), który dopuszcza wykonywanie pracy zdalnej (w rozumieniu art. 67¹⁸ Kp w brzmieniu obowiązującym od 7.04.2023 r.) według reguł ustalonych w porozumieniu z organizacjami związkowymi. Pracownikom przysługuje zwrot kosztów pracy zdalnej, na zasadach określonych w art. 67²⁴ Kp.

Pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania tej pracy, a także pokrywa koszty niezbędnej energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych – w postaci ryczałtu za każdy dzień wykonywania pracy zdalnej w miesiącu kalendarzowym. Ryczałt jest wypłacany, jeżeli pracownik nie mniej niż 3 dni w danym miesiącu kalendarzowym wykonywał pracę zdalną.

Wypłata następuje co miesiąc, z dołu (wraz z wynagrodzeniem za kolejny miesiąc następujący po miesiącu, za który ryczałt przysługiwał). Wysokość ryczałtu jest uśredniona, jednakowa dla każdego pracownika. Kwota ryczałtu uwzględnia normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych. Pracodawca nie wymaga od pracownika dokumentów potwierdzających wysokość indywidualnych opłat za prąd czy za usługi telekomunikacyjne. Kwota ryczałtu ma być ustalana corocznie przez pracodawcę i ogłaszana najpóźniej do końca stycznia danego roku kalendarzowego, a na 2023 r. – najpóźniej do końca miesiąca następnego po wejściu w życie porozumienia.

KIS uznała, że w tym przypadku zastosowanie ma art. 67²⁵ Kp, zgodnie z którym zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu updof. W konsekwencji na pracodawcy, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na PIT.