Zaliczka i dostawa towaru w tym samym miesiącu – czy można pominąć fakturę zaliczkową

W przypadku spółki obowiązek podatkowy w VAT powstaje zgodnie z regułą ogólną, tj. w dacie dostawy towarów, chyba że wcześniej otrzyma ona zaliczkę, wówczas w stosunku do otrzymanej zaliczki obowiązek podatkowy powstaje w dacie jej otrzymania (art. 19a ust. 1 i 8 ustawy o VAT).

Na mocy art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy. Jeżeli jednak przed dokonaniem dostawy otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT).

Z powyższego wynika, że jeśli do otrzymania zaliczki na poczet dostawy towarów oraz realizacji dostawy dochodzi w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym), obowiązek podatkowy (i obowiązek udokumentowania tych zdarzeń fakturą) – zarówno dla zaliczki, jak i dla dostawy – powstaje w tym samym miesiącu (okresie rozliczeniowym).

Choć przepisy wprost nie wskazują na taką możliwość, organy podatkowe uznają, że w takich przypadkach podatnik może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i ograniczyć się do wystawiania faktury końcowej (zawierającej elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT), w której uwzględni całość dokonanej dostawy (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki). Jak czytamy w interpretacji KIS z 6.03.2023 r. (0111-KDIB3-1.4012.858.2022.2.AB), w takim przypadku właściwe jest dokumentowanie dokonania transakcji poprzez wystawienie jednego dokumentu – faktury rozliczeniowej, której treść będzie poszerzona o dane wskazane w art. 106f ustawy o VAT, tj. kwotę zapłaty, kwotę podatku, datę i kwotę brutto otrzymanej zaliczki.

Natomiast w sytuacji, gdy do otrzymania zaliczki i wykonania dostawy dochodzi w różnych okresach rozliczeniowych (miesiącach), to pomimo tego, że spółka wystawia fakturę końcową (dokumentującą dostawę towaru), ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymała zaliczkę.

Postępowanie spółki jest zatem prawidłowe, co potwierdza również interpretacja IS w Warszawie z 15.05.2014 r., IPPP3/443-186/14-2/SM).