Wydatki pracodawcy na elektryczne auta pracowników poza limitem kosztów

Limity kosztów

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 36 updof i art. 16 ust. 1 pkt 30 updop nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników, z tytułu używania przez nich samochodów osobowych na potrzeby pracodawcy, w wysokości przekraczającej:

● w jazdach lokalnych – miesięczny ryczałt pieniężny albo tzw. kilometrówkę (iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów i maksymalnej stawki za 1 km przebiegu pojazdu, zależnych od pojemności skokowej silnika),

● w podróży służbowej (tzw. jazda zamiejscowa) – kilometrówkę (ustaloną przy zastosowaniu maksymalnych stawek za 1 km przebiegu pojazdu).

Rozporządzenie nie reguluje

Zasady zwrotu pracownikom kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych, w tym wysokość ryczałtu i maksymalne stawki za 1 km przebiegu, określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27 poz. 271 ze zm., dalej rozporządzenie MI). Dotyczy ono pojazdów zasilanych tradycyjnym silnikiem spalinowym. Nie odnosi się do samochodów z napędem elektrycznym, napędzanych wodorem czy zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii. Limitowanie wysokości kosztów podatkowych nie powinno więc mieć w ich przypadku zastosowania.

Potwierdził to także MF, odpowiadając na interpelację: zwrot kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych o napędzie elektrycznym nie mieści się w dyspozycji w art. 23 ust. 1 pkt 36 updof [i art. 16 ust. 1 pkt 30 updop] normującym limit możliwych do zastosowania przez przedsiębiorcę kosztów uzyskania przychodów.

Jak czytamy w przywołanym piśmie, wydatki z tego tytułu są kwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 updof (art. 15 ust. 1 updop), zgodnie z którą kosztami takimi są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof (art. 16 ust. 1 updop).

Przychód u pracownika

W przypadku pracowników nieuregulowanie w rozporządzeniu MI kwestii zwrotu kosztów używania do celów służbowych prywatnych samochodów osobowych z napędem elektrycznym odnosi różny skutek – w zależności od tego, czy auto jest używane w jazdach lokalnych, czy w podróży służbowej.

Jeśli chodzi o jazdy lokalne, to art. 21 ust. 1 pkt 23b updof stanowi, że zwrot kosztów jest wolny od PIT, do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kilometrówki, określonych w rozporządzeniu MI, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do ich zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw.

Jak stwierdził MF w odpowiedzi na interpelację poselską, skoro rozporządzenie – warunkujące zastosowanie zwolnienia podatkowego – nie ma zastosowania do zwrotu kosztów używania samochodów osobowych o napędzie elektrycznym, to taki zwrot stanowi dla pracownika podlegający opodatkowaniu przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof.

Inaczej jest w przypadku zwrotu kosztów poniesionych w podróży służbowej. Do tej kwestii MF się nie odniósł, ale zrobił to wcześniej Szef KAS w interpretacji zmieniającej z 26.10.2023 r. (DOP3.8222.4.2022.CNRU). Zwolnienie podatkowe dla tego rodzaju świadczeń przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 16 updof, limitując je do wysokości określonej w rozporządzeniu MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 2190). To zaś rozporządzenie odsyła w tym zakresie do rozporządzenia MI, określającego limit dla aut spalinowych, w postaci iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.

Jak czytamy w przywołanym piśmie, jeżeli pracownik odbył podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym, limit ten nie ma zastosowania. Tym samym otrzymany przez pracownika zwrot kosztów przejazdu w całości korzysta ze zwolnienia od podatku (nie jest ograniczony limitem).

Będzie zmiana

MF w odpowiedzi na interpelację poselską zapowiedział modyfikację dotychczasowych zasad. Wskazał, że w resorcie infrastruktury trwają prace legislacyjne zmierzające do wprowadzenia możliwości zwrotu pracownikom kosztów używania do celów służbowych samochodów o napędzie elektrycznym lub hybrydowym, a także napędzanych wodorem czy zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii. Najpierw konieczna jest jednak zmiana delegacji ustawowej zawartej w art. 34a ustawy z 6.09.2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1539). Stosowny projekt nowelizacji został pod koniec lipca rozpatrzony przez Stały Komitet RM i wkrótce ma trafić do Sejmu.