Wydatki na polisę OC księgowych i pracowników działu płac nie są kosztem firmy

Z uwagi na niejasne, wprowadzane na ostatnią chwilę, „dziurawe” przepisy tzw. Polskiego Ładu ryzyko popełnienia błędu przy obliczaniu podatków i składek od wynagrodzeń pracowników znacząco się podwyższyło. Stąd zainteresowanie ubezpieczeniami OC księgowych i pracowników działów płac zapewne również będzie rosło. Niestety, pracodawcy, którzy dbając o swoich pracowników, a tym samym o własny interes, wykupią polisę, nie ujmą tego wydatku w kosztach firmy. Na taki skutek wskazuje interpretacja KIS z 3.12.2021 r. (0111-KDIB2-1.4010.435.2021.1.AP).

Wystąpiła o nią spółka, która zawarła umowę ubezpieczenia szkód powstałych w następstwie roszczeń z tytułu odpowiedzialności cywilnej zawodowej księgowych i osób wykonujących obsługę płac. Przedmiotem ubezpieczeń są straty powstałe wskutek uchybień w działaniu kadry księgowej. Ubezpieczenie nie obejmuje działań indywidualnie oznaczonych osób (zmiany osobowe na danym stanowisku są bez znaczenia dla ochrony ubezpieczeniowej). Podlega mu ryzyko związane z wykonywanymi czynnościami księgowych lub obsługi płac oraz nadzór nad tymi czynnościami.

Spółka argumentowała, że o ile formalnie i finansowo odpowiedzialność za wynikłe błędy ponosi osoba fizyczna, która dopuściła się uchybień, o tyle faktycznie w relacjach z osobami trzecimi to spółka odpowiada za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie przez pracowników czynności, do których są oni zobowiązani. Spółka jako podatnik ponosi odpowiedzialność i konsekwencje błędów wynikłych w rozliczeniach CIT. Podobnie – jako płatnik – odpowiada za błędne rozliczenie PIT. To spółkę – jako pracodawcę – dosięgają więc skutki błędów popełnionych przez dział kadr i płac, w tym wyliczania wynagrodzenia zatrudnionych. Stąd dzięki opłacanej polisie ochronie podlega interes majątkowy spółki, a nie poszczególnych pracowników.

Dlatego też – zdaniem spółki – kwota opłaconych składek z tytułu zawartej polisy OC księgowych stanowi dla niej koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 updop.

KIS nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Wskazała na art. 16 ust. 1 pkt 59 updop, w myśl którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników, z wyjątkiem umów dotyczących ryzyka, o którym mowa w dziale I w grupach 1, 3 i 5 oraz dziale II w grupach 1 i 2 załącznika do ustawy z 11.09.2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia nie jest pracodawca i umowa ubezpieczenia w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza:

• wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,
• możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
• wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Z powyższego wynika, że kosztem podatkowym pracodawcy mogą być wyłącznie ubezpieczenia:

• na życie (dział I, grupa 1),
• na życie, jeżeli są związane z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym, a także w których świadczenie zakładu ubezpieczeń jest ustalane w oparciu o określone indeksy lub inne wartości bazowe (dział I, grupa 3),
• wypadkowe i chorobowe, jeżeli są uzupełnieniem ubezpieczeń wymienionych w grupach 1–4 (dział I, grupa 5), wypadku, w tym wypadku przy pracy i choroby zawodowej (dział II, grupa 1),
• choroby (dział II, grupa 2).

Ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej mieszczą się w innych grupach ryzyka – w dziale II grupa 10–13 – a zatem nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów pracodawcy opłacającego składki na rzecz osób objętych tym ubezpieczeniem.

Zakres powyższego przepisu umożliwia zaliczenie składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych określonych umów ubezpieczenia, nie obejmuje natomiast (…) składek na ubezpieczenie OC. Zatem, skoro tylko wydatki z tytułu niektórych umów ubezpieczenia mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, to wydatki dotyczące innych umów nie powinny podlegać zaliczeniu do kosztów podatkowych – czytamy w interpretacji.