Ułatwienia w składaniu sprawozdań finansowych w KRS

Zmiany w zakresie składania dokumentów finansowych w KRS zostały wprowadzone art. 16 ustawy o Krajowym Rejestrze Zadłużonych[1].

Podmioty zarejestrowane w KRS i prowadzące księgi rachunkowe zobowiązane są składać do rejestru sądowego przede wszystkim (art. 69 ust. 1 uor):

• roczne sprawozdanie finansowe (sf),
• sprawozdanie z badania, jeżeli sf podlegało badaniu,
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sf i podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności (jednostki, o których mowa w art. 49 ust. 1 uor – m.in. spółki kapitałowe i spółdzielnie),

w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sf; jeżeli sf nie zostało zatwierdzone w ciągu 6 mies. od dnia bilansowego, to należy je złożyć w KRS w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu, wraz z dokumentami, o których mowa wyżej.

Sf (mające postać elektroniczną i podpisane elektronicznie przez osobę sporządzającą i kierownika jednostki) wraz z towarzyszącymi im dokumentami są składane do KRS drogą elektroniczną, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości – w formie bezpłatnego zgłoszenia[3], a ich zgłoszenie wymaga opatrzenia podpisem elektronicznym lub zaufanym.

Podpis ten składa osoba, której PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana do tego rejestru jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Od 12.01.2019 r. nowością jest możliwość podpisania zgłoszenia przez zarządcę w postępowaniu restrukturyzacyjnym i prokurenta – to istotna zmiana zwłaszcza w przypadku tego ostatniego. Zgodnie z art. 109¹ § 1 Kc prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do CEIDG albo do rejestru przedsiębiorców KRS, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Skoro zatem prokurent jest umocowany do wszelkich czynności sądowych i pozasądowych, w pełni uzasadnione jest wyposażenie go także w kompetencje do podpisywania zgłoszenia dokumentów finansowych do KRS.

Dodatkowo ustawodawca zapisał, że do zgłoszenia uchwały bądź postanowienia o:

• zatwierdzeniu rocznego sf i rocznego skonsolidowanego sf grupy kapitałowej oraz
• podziale zysku lub pokryciu straty,

jak również dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1c, 1d i 4 uor, a także sporządzonych do 30.09.2018 r. innych dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g i 3 uor, można dołączyć ich kopie podpisane w sposób określony powyżej.

Rozszerzono tym samym katalog dokumentów załączanych w postaci kopii (wcześniej np. nie było mowy o uchwale/postanowieniu zatwierdzających roczne sf i roczne skonsolidowane sf grupy kapitałowej), jednak przede wszystkim wyraźnie zaznaczono, że część dokumentów może być przekazywana w formie skanów.

Dokonane zgłoszenie sf i powiązanych dokumentów finansowych podlega automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, m.in. w zakresie tego, czy zostało podpisane przez osobę upoważnioną. W przypadku negatywnej weryfikacji (np. zgłoszenie podpisał członek zarządu będący cudzoziemcem bez nadanego numeru PESEL) dokumenty finansowe można złożyć wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (S24, czyli w trybie odpłatnym), wraz z:

• wnioskiem o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych albo
• wnioskiem o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.

Do wniosku można dołączyć kopie zarówno uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sf i rocznego skonsolidowanego sf grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokryciu straty, jak i dokumen-tów, o których mowa w art. 69 ust. 1c, 1d i 4 uor, a także sporządzonych do 30.09.2018 r. innych dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g i 3 uor, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym przez osoby upoważnione (w tym prokurentów) bądź występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym lub prawnikiem zagranicznym.

Jeżeli adwokat, radca prawny czy prawnik zagraniczny ma ujawniony PESEL w KRS (np. jest prokurentem), może złożyć sf wraz z dokumentami towarzyszącymi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości, w formie bezpłatnego zgłoszenia. Jeżeli działa jedynie na podstawie udzielonego pełnomocnictwa – pozostaje tryb odpłatny.

Sytuacja się zmieni od 1.04.2019 r. Na mocy nowych przepisów zgłoszeń będą mogli dokonać także adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego[4], o ile w systemie tym ujawniony jest ich PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. W takim przypadku adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny będzie się powoływał na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisywał zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym[5]. Będzie mógł też załączyć do zgłoszenia skany dokumentów na zasadach ogólnych.

Zgłoszenia dokonywane w tym trybie będą podlegać automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego także w zakresie statusu zgłaszającego jako adwokata, radcy prawnego i prawnika zagranicznego. W przypadku negatywnej weryfikacji statusu pozostanie zgłoszenie odpłatne.