Ujęcie w księgach rachunkowych spóźnionej faktury

W myśl art. 20 ust. 1 uor do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Pozwala to uznać księgi rachunkowe za prowadzone na bieżąco, gdyż pochodzące z nich informacje – zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 1 uor – umożliwiają m.in. sporządzenie, w terminach obowiązujących jednostkę, sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

Uor przewiduje jednak również zaistnienie sytuacji wyjątkowych. Przykładowo w art. 54 ust. 2 stwierdza się, że jeżeli po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego jednostka otrzymała informację o zdarzeniach dotyczących ubiegłych lat, to ujmuje je odpowiednio w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym otrzymała te informacje.

Analogicznie można postąpić, gdy dowód księgowy otrzymano po zamknięciu ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, którego ten dowód dotyczy. Należy wówczas ująć go w księgach rachunkowych następnego okresu sprawozdawczego. Co oczywiste, ujęcie w księgach rachunkowych dokumentów nie w tych okresach sprawozdawczych, których dotyczą, może nastąpić w wyjątkowych, ale jednocześnie uzasadnionych przypadkach.

W opisanej sytuacji trudno jednak znaleźć uzasadnienie takiego sposobu postępowania. Jak bowiem wynika z pytania, w maju sporządzono protokół zdawczo-odbiorczy przyjęcia usługi (jednostka wiedziała zatem o odbiorze usługi). Na jego podstawie, przed zamknięciem ksiąg maja, zgodnie z art. 20 ust. 3 uor należało wystawić zastępczy dowód wewnętrzny i ująć go w księgach tego miesiąca.

Nie jest dopuszczalne ujmowanie w księgach rachunkowych dokumentów w zależności od ich ujawnienia czy otrzymania, bez jednoczesnej kontroli, których okresów sprawozdawczych dotyczą. Postanowienia art. 24 uor o prowadzeniu ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, obowiązują w całości i bezwzględnie.