Ujawnianie w informacji dodatkowej informacji o wynagrodzeniu jedynego członka zarządu

Zgodnie z zakresem informacyjnym sprawozdania finansowego, zawartym w zał. nr 1 do uor, w ust. 5 pkt 4 dodatkowych informacji i objaśnień spółki handlowe są zobowiązane przedstawić informacje o wynagrodzeniach, łącznie z wynagrodzeniem z zysku, wypłaconych lub należnych osobom wchodzącym w skład ich organów zarządzających, nadzorujących albo administrujących (dla każdego organu osobno), za rok obrotowy, oraz wszelkich zobowiązaniach wynikających z emerytur i świadczeń o podobnym charakterze dla byłych członków tych organów lub zobowiązaniach zaciągniętych w związku z tymi emeryturami, ze wskazaniem kwoty ogółem dla każdej kategorii organu.

Wymóg wskazania kwoty ogółem dla każdego z organów jednostki dotyczy również informacji nt. kwot zaliczek, kredytów, pożyczek i świadczeń o podobnym charakterze udzielonych osobom wchodzącym w skład poszczególnych organów jednostki (ust. 5 pkt 5 dodatkowych informacji i objaśnień).

W Zamknięciu roku 2018, w odniesieniu do przytoczonych wyżej pozycji informacji dodatkowej, wyjaśniono, że wypełniają je spółki prawa handlowego, w których powołano organy zarządzające, nadzorujące lub administrujące. Wskazano również, że podania wymagają – zgodnie z ustawowym brzmieniem tej pozycji – łączne kwoty, np. wynagrodzeń, w podziale na poszczególne grupy organów jednostki, tj. zarząd, radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Zalecono, aby tej pozycji nie wypełniały jednostki, w których powołano jednoosobowy zarząd, gdyż podanie takiej informacji byłoby niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.

Podstawowym aktem prawnym regulującym w Polsce ochronę danych osobowych do 25.05.2018 r. była ustawa z 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych. Zgodnie z jej art. 6 za „dane osobowe” należało uważać wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Z Decyzji Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z 29.08.2013 r. (DIS/DEC-884/13/55242), dotyczącej pojęcia „danych osobowych”, wynika, że są nimi zarówno dane pozwalające na określenie tożsamości konkretnej osoby, jak i niepozwalające na jej natychmiastową identyfikację, ale przy pewnym nakładzie kosztów, czasu i działań wystarczające do jej ustalenia.

Danymi osobowymi są informacje, które pozwalają na ustalenie tożsamości danej osoby, bez nadzwyczajnego wysiłku i nakładów, zwłaszcza przy wykorzystaniu łatwo osiągalnych i powszechnie dostępnych źródeł. Czynnikami określającymi cechy osoby będą m.in. jej wizerunek (cechy fizyczne), status majątkowy (cechy ekonomiczne), poglądy polityczne, religijne lub filozoficzne oraz przynależność wyznaniowa, partyjna lub związkowa (cechy te można zaliczyć do cech umysłowych, kulturowych bądź społecznych, w zależności od interpretacji tych pojęć). W przypadku obserwacji i rejestracji obrazu cechy te są możliwe do ustalenia.

Jednocześnie, w myśl art. 6 ust. 3 ww. ustawy, informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań. W świetle tych wyjaśnień nie ulega wątpliwości, że w przypadku jednoosobowego zarządu ustalenie, kto jest tą osobą, nie wymaga większego wysiłku, a określenie wysokości jej wynagrodzenia pozwoliłoby bez trudu ustalić jej status majątkowy, co mogłoby ją narazić na niebezpieczeństwo.

Od 25.05.2018 r. ochronę danych osobowych w całej UE (zatem i w Polsce) regulują przepisy o RODO, w postaci rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE[1] (dalej RODO). Nadanie nowemu aktowi formy rozporządzenia oznacza, że jego przepisy, z dniem wejścia w życie, stosuje się bezpośrednio w Polsce oraz we wszystkich krajach UE. Przepisy RODO zastąpiły ustawę o ochronie danych osobowych i akty wykonawcze wydane na jej podstawie.

Art. 4 pkt 1 RODO definiuje dane osobowe jako wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (osobie, której dane dotyczą). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio określić, w szczególności na podstawie takich cech, jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość.

Definicja ta nie różni się istotnie od zawartej w uchylonej ustawie o ochronie danych osobowych.

Obszerne wyjaśnienia dotyczące stosowania nowych przepisów RODO zamieściliśmy w „Rachunkowości” nr 5/2018. Szymon Baczyński, autor opracowania, wyjaśnia, że analiza definicji danych osobowych zawartej w RODO pozwala na stwierdzenie, że za „dane osobowe” można uznać wszystkie informacje opisujące osobę przez dowolny pryzmat (ekonomiczny, fizyczny, społeczny, kulturowy). Są to zatem dane dotyczące wyglądu, stanu majątkowego (zarobki, posiadany majątek, uzyskane obroty), zdrowia, sytuacji rodzinnej, osiągnięć zawodowych, poglądów, relacji towarzyskich i zawodowych, lokalizacji. Dane te mogą mieć dowolną formę (pisemną, elektroniczną, dźwiękową, fotograficzną i inne).

Tak rozumiane dane mają charakter danych osobowych, jeżeli dodatkowo – czy to samodzielnie, czy w połączeniu z innymi danymi (do których, przy użyciu rozsądnych środków, podmiot przetwarzający dane ma lub może uzyskać dostęp) – pozwolą na zidentyfikowanie osoby, której dotyczą.

Dane osobowe podlegają ochronie, a przez naruszenie ochrony danych osobowych rozumie się – stosownie do definicji zawartej w art. 4 pkt 12 RODO – naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Naszym zdaniem podanie w informacji dodatkowej informacji o wynagrodzeniu, zadłużeniu wobec jednostki, kwocie zaliczek, kredytów, pożyczek i innych świadczeń członka jednoosobowego zarządu (nie jest możliwe powołanie jednoosobowej rady nadzorczej) – czyli informacji traktowanych jak dane osobowe w rozumieniu zarówno ustawy o ochronie danych osobowych, jak i RODO – stanowiłoby naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Ujawnienie takich informacji pozwoliłoby bowiem na uzyskanie danych mogących powodować zagrożenie bezpieczeństwa osoby, której wynagrodzenie byłoby ujawniane.

Dlatego – jak wskazano na wstępie – w ust. 5 pkt 4 oraz 5 pkt 5 dodatkowych informacji i objaśnień zalecamy podanie łącznej kwoty wynagrodzeń i innych tytułów wypłat lub należności wieloosobowych gremiów w podziale na poszczególne grupy organów danej jednostki.