Tymczasowo aresztowany traci prawo do zasiłku

Osadzony też informuje pracodawcę

W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik również musi poinformować zakład pracy o przyczynie i przewidywanym okresie trwania nieobecności – niezwłocznie, nie później niż w 2. dniu absencji.

Jeżeli wewnątrzfirmowe przepisy prawa pracy (np. regulamin pracy) nie określają sposobu zawiadomienia, może wybrać dowolny sposób: osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie, za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego (§ 2 ust. 2 rozporządzenia MPiPS z 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, DzU z 2014 poz. 1632, dalej rozporządzenie).

Tymczasowo aresztowany może mieć trudności z realizacją tego obowiązku. W więzieniu nie może bowiem posiadać środków łączności, urządzeń technicznych służących do rejestrowania i odtwarzania danych ani sprzętu komputerowego (art. 216 § 1 Kodeksu karnego wykonawczego, dalej Kkw). Jednak bezzwłocznie po osadzeniu przysługuje mu prawo do zawiadomienia o miejscu swojego pobytu osoby najbliższej lub innej (art. 211 § 2 Kkw), a w trakcie odosobnienia – do porozumiewania się m.in. z obrońcą czy z pełnomocnikiem będącym adwokatem albo radcą prawnym (art. 215 § 1 i art. 217 § 1a Kkw).

Ma on zatem prawne możliwości poinformowania pracodawcy o tymczasowym aresztowaniu. Niedotrzymany termin może też spróbować usprawiedliwić szczególnymi okolicznościami. W takim przypadku termin 2 dni na powiadomienie pracodawcy biegnie od daty usunięcia przeszkody (§ 2 ust. 3 rozporządzenia).

Nadpłata zasiłku

Zasiłek chorobowy nie przysługuje za niezdolność do pracy przypadającą m.in. podczas tymczasowego aresztowania, z wyjątkiem zasiłku należnego z tytułu odpłatnej pracy wykonywanej za skierowaniem do pracy podczas osadzenia (art. 12 ust. 2 pkt 3 ustawy zasiłkowej).

Jeśli – z różnych powodów – pracodawca będący płatnikiem zasiłków wypłacił świadczenie chorobowe pracownikowi za czas tymczasowego aresztowania, to trzeba najpierw ustalić, czy nadwyżka ma charakter tzw. świadczenia nienależnego, czy też bezpodstawnie wypłaconego.

Na mocy art. 84 ust. 3 usus za nienależnie pobrane uważa się m.in. świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części, jeśli osoba pobierająca była pouczona o braku prawa do nich.

W świetle natomiast art. 84 ust. 6 usus, jeżeli wypłacenie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub przez inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń (zwanych świadczeniami wypłaconymi bezpodstawnie), wraz z odsetkami, obciąża odpowiednio płatnika.

O nienależnym świadczeniu trzeba zawiadomić ZUS

W opisanej sytuacji mamy do czynienia ze świadczeniem nienależnym, pracodawca wypłacił tymczasowo aresztowanemu zasiłek chorobowy za cały czerwiec, bo pracownik nie zawiadomił go o swoim statusie. Powstała nadpłata zasiłku za okres od 25 do 30 czerwca. Informację o zastosowaniu tymczasowego aresztowania płatnik powziął dopiero w lipcu – z pisma sądu. Od tego momentu musi działać.

Niezwłocznie ma zawiadomić ZUS o nadpłaceniu zasiłku za okres od 25 do 30 czerwca i wystąpić o wydanie decyzji o zwrocie nienależnego świadczenia, najlepiej elektronicznie, przekazując z profilu płatnika na ZUS PUE wniosek o udzielenie wyjaśnień/wydanie decyzji ZAS-58 (wzór wniosku jest dostępny w dokumentach roboczych w zakładce Płatnik). Pracodawca nie ma prawa domagać się zwrotu nadpłaty zasiłku od pracownika. Dochodzenie nienależnego świadczenia odbywa się wyłącznie na mocy decyzji ZUS.

Zwrot na podstawie decyzji

Po zbadaniu sprawy ZUS wystawia decyzję imiennie na pracownika, wskazując rachunek bankowy do zwrotu zasiłku. Pracownik ma obowiązek wpłaty nadwyżki na konto podane w decyzji wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienie, naliczanymi od dnia następującego po dniu wypłaty nadwyżki do czasu jej spłaty.

Jeśli zwróci ją w terminie określonym w decyzji, nie płaci odsetek przypadających za okres po dacie wydania tej decyzji (art. 84 ust. 1 i 2 usus). Kwotę zasiłku wraz z należną zaliczką na PIT powinien odjąć od dochodu w zeznaniu rocznym składanym za 2024 r. (art. 26 ust. 1 pkt 5 updof; informacja MF z 7.02.2024 r., Eureka nr 577828).

Jeśli zatrudniony nie zwróci nadpłaconego zasiłku, jego kwota ulega potrąceniu ze świadczeń z ubezpieczenia społecznego wypłacanych mu na bieżąco, a jeżeli prawo do świadczeń nie istnieje – ściągnięciu w postępowaniu egzekucyjnym (art. 84 ust. 4 usus).

Korekta dokumentów

Mimo że pracodawca dowiedział się o umieszczeniu pracownika w tymczasowym areszcie na początku lipca, dokumenty ubezpieczeniowe za czerwiec składa zgodnie ze stanem faktycznym zaistniałym w tym miesiącu. Za czerwiec powinien więc przekazać za pracownika (do 22.07.2024 r.) raport imienny ZUS RSA, wykazując m.in.: kod 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), daty od 1.06.2024 do 30.06.2024 r., liczbę dni zasiłkowych (30) i kwotę wypłaconego zasiłku chorobowego (5055 zł). Jednocześnie w zbiorczej deklaracji ZUS DRA za czerwiec pomniejsza składki płacone do ZUS za wszystkich zatrudnionych o kwotę wykazanego zasiłku.

Moim zdaniem powinien następnie zrobić ograniczoną korektę dokumentów ubezpieczeniowych za czerwiec, określając w korygującym raporcie ZUS RSA m.in.:

• w jednym bloku: kod świadczenia – 313 (zasiłek chorobowy), okres – od 1.06.2024 do 24.06.2024 r., liczbę dni zasiłkowych – 24 i kwotę – 5055 zł (pełną kwotę zasiłku chorobowego wypłaconego za czerwiec),
• w drugim bloku: kod świadczenia/przerwy – 151 (okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku), okres – od 25.06.2024 do 30.06.2024 r. i liczbę dni – 6.

Dzięki temu ZUS prawidłowo ustali w przyszłości dla tego pracownika okresy nieskładkowe przypadające na czerwiec 2024 r., tzn. wyłączając z nich okres tymczasowego aresztowania (od 25 do 30 czerwca).

Jeśli tymczasowe aresztowanie potrwa cały lipiec, to za pracownika należy przekazać również raport ZUS RSA m.in. z kodem przerwy 151 i okresem od 1.07.2024 do 31.07.2024 r.

Po 3 mies. wygaśnięcie stosunku pracy

Umowa o pracę wygasa z upływem 3 mies. nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, chyba że zakład pracy wcześniej się z nim rozstał bez wypowiedzenia z jego winy. Mimo tego istnieje obowiązek ponownego zatrudnienia takiej osoby, jeśli postępowanie karne zostanie umorzone lub zapadnie wyrok uniewinniający, a pracownik zgłosi chęć powrotu w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia. Nie dotyczy to przypadków warunkowego umorzenia postępowania albo też umorzenia ze względu na przedawnienie bądź amnestię (art. 66 Kp).