Termin na korektę raportów w ZUS w przypadku oczekiwania na przetworzenie dokumentów

Zgodnie z art. 41 ust. 7a-7b usus płatnik składek jest obowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Jeżeli konieczność korekty danych wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji, raport korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji, a jeśli konieczność dokonania korekty wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli, imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli albo aneksu do protokołu kontroli lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń. Należy mieć na uwadze, że deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik składek nie może złożyć po upływie 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie.

W praktyce problematyczne może się okazać zachowanie 7-dniowego terminu w przypadku stwierdzenia przez płatnika (lub ZUS) nieprawidłowości w tym samym dniu, w którym zostały złożone dokumenty rozliczeniowe. Dokumenty rozliczeniowe przetwarzają się w systemie ZUS w trybie tygodniowym i dopiero po tym czasie jest możliwe dokonanie korekty za pomocą Platformy PUE lub programu Płatnik. Do momentu przetworzenia dokumentów nie można złożyć korekty przez PUE, bo system będzie wyświetlał błąd informujący o tym, że nie ma zestawu dokumentów za miesiąc, który płatnik próbuje skorygować.

Jeśli dokumenty w systemie mogą przetwarzać się 7 dni, a płatnik ma 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości na złożenie korekty, to w przypadku stwierdzenia błędu od razu po wysyłce zestawu rozliczeniowego przez portal PUE ZUS zachowanie ustawowego terminu może być niemożliwe (część płatników może złożyć korektę w formie papierowej, nie czekając na przetworzenie korygowanych dokumentów, ale jeśli płatnik rozlicza składki za więcej niż 5 osób, nie ma takiej możliwości, gdyż dokumenty musi przesyłać drogą elektroniczną).

W praktyce ZUS bierze pod uwagę brak możliwości złożenia przez płatnika korekt dokumentów do czasu przetworzenia pierwotnego zestawu w systemie teleinformatycznym ZUS. Zgodnie z informacją udzielaną przez Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS, jeżeli korekta dotyczy dokumentu, który jest już przetworzony w systemie ZUS, to obowiązuje termin maksymalnie 7 dni na korektę, ale jeżeli np. dziś wysłaliśmy deklarację DRA wraz z raportami i wiemy, że deklaracja ta została wysłana błędnie, to musimy poczekać, aż dokument się przetworzy (w trybie tygodniowym) i dopiero po przetworzeniu powinniśmy niezwłocznie złożyć korektę, aby został zachowany wymagany termin.