Sprawdzenie dowodu księgowego (wyciągu bankowego) przez głównego księgowego

Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w uor zostały wymienione w jej art. 2 ust. 1. Zalicza się do nich w szczególności gminy, a także gminne jednostki budżetowe (art. 2 ust. 1 pkt 4 uor). Uor określa m.in. zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych ujmowanych w księgach rachunkowych jednostek. Z art. 20 uor wynika obowiązek wprowadzenia do ksiąg rachunkowych każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Podstawę zapisu zdarzenia w sięgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające zaistnienie zdarzenia gospodarczego i zawierające jego opis. Dowody te dzielą się na: zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom oraz wewnętrzne – dotyczące operacji (zdarzeń) następujących wewnątrz jednostki.

Art. 21 uor stanowi jednocześnie, że każdy dowód podlegający ujęciu w księgach rachunkowych jednostki powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowód może nie zawierać danych, o których mowa w pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów (art. 21 ust. 1a pkt 1 uor). Uor dopuszcza również możliwość niezamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Technika dokumentowania zapisów księgowych powinna jednak jednoznacznie zapewniać, że dane dowodu księgowego są rzetelne, tj. zawierają dane o zdarzeniu zgodne ze stanem faktycznym, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Treść zapisu księgowego dokonanego na podstawie dowodu księgowego powinna umożliwiać identyfikację osób odpowiedzialnych zarówno za jego wystawienie, jak i za zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych.

Uor nie określa, jak jednostka powinna przeprowadzić kontrolę dowodów i potwierdzić jej wykonanie. Komitet Standardów Rachunkowości w stanowisku w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych[1] wskazuje, że dowody księgowe wymagają sprawdzenia i zadekretowania (zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych), przy czym czynności te obejmują kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową oraz dekretację dowodów. Sposób oraz szczegółowe procedury kontroli i dekretacji dowodów ustala jednostka odpowiednio do specyfiki procesów gospodarczych, rodzaju dokumentacji źródłowej, realizowanego celu i zakresu kontroli.

Ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych powinien być utrwalony w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, a więc w opisie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3 uor). Może określać zasady zwolnienia z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o sprawdzeniu i dekretacji tych dowodów. Zasady te nie mogą jednak wykraczać poza uproszczenia przewidziane w art. 21 ust. 1a uor. Naszym zdaniem wyciąg bankowy, stanowiący podstawową informację o realizacji gospodarki finansowej jednostki – na straży rzetelności, legalności i celowości której stoi główny księgowy – powinien podlegać kontroli z jego strony. Jest to jeden z warunków wywiązania się z nałożonych na niego obowiązków.