Sprawdzanie dowodów księgowych

Na podstawie informacji zawartych w pytaniu, nie znając stanu faktycznego i nie wiedząc, o jakiego rodzaju dowody księgowe chodzi (o faktury czy inne), trudno zająć jednoznaczne stanowisko. Ponieważ dowody księgowe w postaci faktur i faktur korygujących „rządzą się” prawami wynikającymi z ustawy o VAT, nie będą one przedmiotem niniejszych wyjaśnień.

Uor w art. 20 zobowiązuje jednostki stosujące jej przepisy, w tym jednostki budżetowe, do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Podstawą zapisów mogą być również dowody księgowe korygujące poprzednie zapisy (art. 20 ust. 3 pkt 2 uor). Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych mogą być jednak korygowanie wyłącznie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej (art. 22 ust. 3 uor). Wymogi, jakie powinien spełniać dowód księgowy, określa art. 21 uor.

Natomiast w przypadku, gdy jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, uor w art. 22 ust. 4 wskazuje, że to na kierowniku jednostki ciąży obowiązek ustalenia sposobu postępowania z każdym z nich i wskazania, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Z przytoczonych przepisów wynika, że w razie otrzymania dwóch dowodów księgowych dokumentujących tę samą operację (pierwotnego dowodu księgowego z błędną kwotą i korektę dowodu księgowego), obowiązek określenia sposobu postępowania spoczywa na kierowniku jednostki, gdyż ma on pełną wiedzę o tym, co zawierają dokumenty źródłowe. Naszym zdaniem wskazane wydaje się sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym zarówno dowodu pierwotnego, jak i jego korekty. Dzięki temu można w sposób niebudzący wątpliwości stwierdzić, że kwota wykazana na pierwotnym dowodzie księgowym jest błędna (np. niezgodna z umową).

Po sprawdzeniu i stwierdzeniu błędu w dowodzie pierwotnym (czyli jak wskazano w pytaniu wyłącznie błędnej kwoty), zatwierdzenia do wypłaty i zapisów w księgach rachunkowych operacji (wypłaty) dokonuje się na podstawie prawidłowego dowodu księgowego (korekty dowodu pierwotnego), z tym że dokument pierwotny powinien zostać dołączony do dowodu dokumentującego korektę.