Sporządzanie sprawozdań na podstawie danych z bufora

Z powyższych informacji wynika, że sprawozdania budżetowe i inne sprawozdania zostały sporządzone na podstawie danych niezaksięgowanych w sposób trwały, gdyż żadne przechowywane w buforze dane nie były zatwierdzane i nie zostały przeniesione do ksiąg rachunkowych, pomimo zakończenia okresów sprawozdawczych. Nie zapewniono trwałości zapisów księgowych. W świetle przepisów uor każdy miesiąc powinien być zamknięty, co oznacza brak możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. W art. 23 ust. 1 uor stwierdza się m.in., że prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Warto przypomnieć, że termin zamknięcia miesiąca określa kierownik jednostki w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości, biorąc pod uwagę art. 24 ust. 5 pkt 1 uor. Jest to termin, który umożliwia sporządzenie miesięcznych sprawozdań budżetowych na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Możne to być np. 7. dzień następnego miesiąca.

Przedstawioną interpretację potwierdza stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (DzUrz MF z 2010 r. nr 6, poz. 26), w którym stwierdza się, że:

1. Odróżnia się wprowadzanie danych do systemu finansowo-księgowego (FK) od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. Czynność wprowadzania danych do systemu FK polega na zapisywaniu danych w określony sposób. Natomiast podejmowanie decyzji o sposobie zakwalifikowania danych do ujęcia w księgach rachunkowych wchodzi w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz zapisami w nich; mogą one mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych zapisów. W szczególności niektóre komputerowe systemy FK umożliwiają rozdzielenie wprowadzenia źródłowego dowodu księgowego do systemu od jego zaksięgowania (pkt 28 stanowiska).

2. Jeżeli wprowadzenie danych dowodu księgowego do systemu FK nie wiąże się bezpośrednio z:

a) decydowaniem o sposobie jego zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych,

b) kontrolą poprawności zapisów zdarzeń, dokonywanych w księgach rachunkowych,

to samo wprowadzanie danych do tego systemu nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych (pkt 29 stanowiska).

Wynika z tego, że utrzymywanie w buforze zapisów w stanie edycji nie może być uznane za tożsame z ujęciem w księgach rachunkowych zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu dowodów księgowych. Jednostka, która za okres sprawozdawczy przyjęła miesiąc i przechowuje dane w buforze dłużej niż do momentu zamknięcia miesiąca, postępuje zatem nieprawidłowo, czyli zarzuty NIK są słuszne.

Warto również podkreślić, że takie same zasady dotyczą wszystkich jednostek stosujących przepisy uor.