Spłata długoterminowych należności budżetowych w księgach rachunkowych państwowej jednostki budżetowej

Jednostki budżetowe (wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a uor) są zobowiązane do zapewnienia, aby księgi rachunkowe były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 uor). Rzetelność ksiąg rachunkowych polega na tym, że dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Na każdej jednostce prowadzącej księgi rachunkowe, w tym państwowej jednostce budżetowej, ciąży – wynikający z art. 20 ust. 1 uor – obowiązek wprowadzenia do nich okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie.

Oznacza to, że zdarzenie, w wyniku którego powstała należność w jednostce budżetowej, powinno zostać wprowadzone do jej ksiąg rachunkowych. Za należności uznaje się bezsporne (niekwestionowane przez jej dłużników), posiadające terminy płatności, wierzytelności jednostki. W myśl definicji należności krótkoterminowych, zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c uor, obejmują one ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów, niezaliczanych do aktywów finansowych, które staną się wymagalne w ciągu 12 mies. od dnia bilansowego. Należności, których termin spłaty przypada w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego, a więc w roku zaprzyszłym i później, zalicza się do należności długoterminowych.

W jednostkach budżetowych ewidencję należności prowadzi się na kontach zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia”. W myśl opisu do tego zespołu, zawartego w zał. nr 3 „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” do rozporządzenia z 13.09.2017 r., konta tego zespołu służą do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz rozliczeń.

Konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” stosuje się do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych. Na stronie Wn tego konta ujmuje się należności z tytułu dochodów budżetowych i zwrot nadpłat, na stronie Ma zaś – spłatę należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności. Na koncie tym ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Saldo Wn konta 221 oznacza stan należności z tytułu dochodów, a saldo Ma – stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat tych dochodów.

Do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem służy natomiast konto 226 „Długoterminowe należności budżetowe”. Na jego stronie Wn ujmuje się w szczególności długoterminowe należności, w korespondencji z kontem 840, a także przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych (w korespondencji z kontem 221), a na stronie Ma – przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych w korespondencji z kontem 221.

Na koncie 226 ujmuje się więc należności, których termin spłaty przypada w okresie późniejszym niż rok od dnia bilansowego. Jeżeli dniem bilansowym państwowej jednostki budżetowej był np. 31.12.2021 r., to na koncie 226 figurują należności budżetowe o terminie zapłaty przypadającym na 2023 r. i lata następne. Natomiast należności lub raty należności budżetowych, których termin płatności upływa w 2022 r., zalicza się do należności krótkoterminowych i ujmuje na koncie 221.

W przypadku spłaty należności, które na dzień bilansowy (31.12.2021 r.) były zaliczone do długoterminowych należności budżetowych i dlatego ujęte na koncie 226, brak zatem uzasadnienia do ich przeksięgowywania na konto 221 – o ile oczywiście jednostka prawidłowo prowadziła ewidencję należności budżetowych i odpowiednio zakwalifikowała je do długo- lub krótkoterminowych. Wpływ środków pieniężnych tytułem spłaty długoterminowych należności budżetowych księguje się zatem:

Wn konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”,

Ma konto 226 „Długoterminowe należności budżetowe”.