Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

Zasady inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów jednostki określają przepisy rozdz. 3 uor „Inwentaryzacja”. Z art. 26 tej ustawy wynika, że inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Polega ona na ustaleniu w sposób udokumentowany stanu aktywów i pasywów na określony dzień, a jej celem jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów). Inwentaryzację przeprowadza się, stosując jedną z trzech metod przyporządkowanych ww. składnikom, tj. w drodze:

• spisu z natury,
• otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń,
• porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (metoda weryfikacji).

Przeprowadzenie inwentaryzacji i jej wyniki należy – zgodnie z art. 27 ust. 1 uor – odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Natomiast ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 uor).

Art. 18 ust. 2 uor wskazuje na obowiązek sporządzenia, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Oznacza to, że w przypadku jednostek budżetowych, w których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów należy sporządzić na dzień inwentaryzacji, czyli na 31 grudnia danego roku obrotowego (kalendarzowego). Natomiast zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych powinno zostać sporządzone przez jednostkę co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Jednym z warunków uznania ksiąg rachunkowych za prowadzone na bieżąco jest zachowanie przez jednostkę terminu sporządzania zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym (art. 24 ust. 5 pkt 2 uor). Na podstawie tego zestawienia jest sporządzane roczne sprawozdanie finansowe – nie później niż w ciągu 3 mies. od dnia bilansowego (§ 32 rozporządzenia z 13.09.2017 r.).

W przypadku jednostki budżetowej, której rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych powinno zatem nastąpić w księgach rachunkowych 2023 r., nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym (tj. do terminu sporządzenia zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy), czyli w opisywanym przypadku do 25.03.2024 r.