Rekompensata za zagraniczną podróż służbową kierowcy – czy podlega oskładkowaniu

Tak wynika z interpretacji ZUS z 9.09.2021 r. (WPI/200000/43/648/2021).

Wystąpił o nią przedsiębiorca prowadzący działalność transportową – transport międzynarodowy, m.in. do Francji, Niemiec, Włoch i Hiszpanii. Pracownicy zatrudnieni jako kierowcy otrzymują z tytułu przebywania w podróży służbowej diety i ryczałty w wysokości określonej rozporządzeniem MPiPS.

Przedsiębiorca planuje wypłacać każdemu pracownikowi przebywającemu w zagranicznej podróży służbowej składnik wynagrodzenia w celu zrekompensowania mu ponoszonych niedogodności, rozłąki z rodziną itp. – rekompensatę za podróż międzynarodową. Dlatego zamierza zmienić przepisy wewnątrzzakładowe w ten sposób, że kierowca w transporcie międzynarodowym za każdy dzień zagranicznej podróży służbowej otrzyma dietę w wysokości Y euro oraz rekompensatę za podróż międzynarodową w wysokości X euro. Będzie to przychód ze stosunku pracy w rozumieniu updof. Pytał, czy od tej rekompensaty trzeba płacić składki społeczne, gdy wypłacona pracownikowi dieta oraz rekompensata łącznie nie będą przewyższały limitów diet, o których mowa w załączniku do ww. rozporządzenia, według państwa docelowego podróży, czy tylko wtedy, gdy świadczenia te łącznie będą przewyższały limity diet.

ZUS przypomniał, że w myśl § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami.

Zasady przyznawania należności z tytułu podróży – zarówno krajowych, jak i zagranicznych – reguluje rozporządzenie MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych (DzU poz. 167). Warunki wypłaty tych należności pracownikom spoza sektora budżetowego określa pracodawca w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, a w przypadku ich braku – w umowie o pracę (zob. wyrok SN z 10.01.2007 r., III PK 90/06).

Przedsiębiorca ma więc możliwość ustalenia zakładowych regulacji prawnych dotyczących przyznawania świadczeń dla pracowników skierowanych do pracy poza granicami kraju. Dieta za dobę zagranicznej podróży służbowej nie może być jednak niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej.

Możliwe jest zatem korzystniejsze uregulowanie w przepisach wewnątrzzakładowych składników wynagrodzenia przysługujących pracownikom z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej. Niemniej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowych nie stanowią wyłącznie należności wymienione w § 2 ww. rozporządzenia MPiPS, do wysokości limitów określonych w tym rozporządzeniu, tj.:

• diety,
• zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Katalog ten nie zawiera składnika wynagrodzenia w postaci „rekompensaty za podróż międzynarodową”. To zaś oznacza, że nie jest możliwe – na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego – nieuwzględnienie tego dodatkowego składnika wynagrodzenia w podstawie wymiaru składek emerytalnej i rentowych. Podstawę tę należy ustalić zgodnie z art. 18 ust. 1 usus, co dla przedsiębiorcy oznacza powstanie obowiązku opłacenia składek od tego przychodu ze stosunku pracy.

Identyczne stanowisko ZUS zajął również w interpretacjach z 18.08.2021 (DI/100000/43/466/2021) i 7.07.2021 r. (WPI/200000/43/480/2021).