Przeliczenie podstawy wymiaru zasiłków w razie zmiany wymiaru czasu pracy w związku z COVID-19

Ustalenie podstawy wymiaru zasiłków według przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. z uwzględnieniem art. 40 ustawy zasiłkowej, następuje w stosunku do pracowników, dla których zmiana ta nie ma związku z COVID-19. Jeżeli natomiast w wyniku przepisów o COVID-19 nastąpiło obniżenie wymiaru czasu pracy lub wprowadzono dla pracowników mniej korzystne warunki zatrudnienia, powołany art. 40 ustawy zasiłkowej nie ma zastosowania.

Z art. 40 ustawy zasiłkowej wynika, że w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła:

• w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub
• w miesiącach, z których wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru, tj. w okresie 12 mies. kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy (art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej) albo w okresie krótszym, jeżeli zatrudnienie pracownika trwa krócej niż 12 mies. kalendarzowych przed powstaniem prawa do zasiłku (art. 36 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

Oznacza to, że gdy np. pracownikowi zatrudnionemu od 5 lat w pełnym wymiarze czasu pracy wymiar ten obniżono do 3/4 etatu od 1.10.2020 r., wówczas dla zasiłków, do których prawo przysługuje po tej dacie, np. w grudniu 2020 r., podstawę wymiaru należy obliczać wyłącznie z uwzględnieniem wynagrodzenia po zmianie wymiaru czasu pracy i będzie to przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za październik i listopad 2020 r.

Co istotne, od 9.10.2020 r., na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania społeczno-gospodarczym skutkom COVID-19[1], zmieniły się zasady ustalania podstawy wymiaru zasiłków, w przypadkach gdy pracodawca zmienił wymiar czasu pracy na podstawie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywoływanych nimi sytuacji kryzysowych[2] (tzw. specustawa). Zmiany te wprowadzono do specustawy i dotyczą one osób, którym pracodawca:

• obniżył wymiar czasu pracy na podstawie specustawy,
• wprowadził na podstawie specustawy mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę.

Ustalając podstawę wymiaru zasiłków dla tych osób, przyjmuje się podstawę wymiaru zasiłku sprzed zmiany wymiaru czasu pracy:

• jeżeli pracodawca obniżył wymiar czasu pracy lub wprowadził mniej korzystne warunki zatrudnienia w okresie wcześniej pobieranego zasiłku oraz gdy
• między okresami pobierania wcześniejszego i kolejnego zasiłku nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 mies. kalendarzowe.

Oznacza to, że w stosunku do tych ubezpieczonych nie ma zastosowania art. 40 ustawy zasiłkowej, a zatem podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, lecz przyjmuje się podstawę wymiaru obliczoną dla pobieranego wcześniej zasiłku.

Jeżeli podstawę wymiaru zasiłków dla tych osób ustalano z uwzględnieniem art. 40 ustawy zasiłkowej, co oznaczało dla nich niższą podstawę i kwotę wypłaconego zasiłku, mogą one wystąpić o przeliczenie tej podstawy i wyrównanie otrzymanego świadczenia. Przeliczenie podstawy wymiaru zgodnie ze zmianami wprowadzonymi od 9.10.2020 r. następuje na wniosek ubezpieczonego. Wniosek należy złożyć do płatnika zasiłków, tj.:

• pracodawcy – jeśli jest uprawniony do wypłaty zasiłków swoim pracownikom,
• ZUS – jeśli zasiłek wypłacał ZUS, gdyż pracodawca nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków swoim pracownikom.

Treść wniosku nie została określona w żadnym wzorze, zatem ubezpieczony sam wyraża żądanie o przeliczenie podstawy wymiaru i dokonanie wyrównania w związku z obniżeniem wymiaru czasu pracy lub wniosku. Wystarczy, aby osoba uprawniona napisała, że występuje o przeliczenie wcześniej wypłaconego zasiłku, niższego w związku z obniżonym wymiarem czasu pracy lub mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę.

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, wniosek taki może być złożony na portalu PUE ZUS przy wykorzystaniu ZAS-58 Skarga/Wniosek świadczeniobiorcy/płatnika składek w sprawie świadczeń z tytułu choroby, macierzyństwa lub zasiłku pogrzebowego. Oprócz wniosku ubezpieczony powinien przedłożyć potwierdzenie od pracodawcy, że obniżenie wymiaru czasu pracy nastąpiło na podstawie przepisów specustawy.

Wniosek może być także złożony do pracodawcy, który powinien niezwłocznie przekazać go do ZUS. Do wniosku pracodawca powinien dołączyć informację, że obniżenie wymiaru czasu pracy nastąpiło na podstawie przepisów specustawy. W tym celu na portalu PUE ZUS może również skorzystać z formularza ZAS-58, dołączając do niego skan wniosku.

Pracodawca lub ZUS przelicza podstawę wymiaru zasiłków już wypłaconych za okres:

• po 30.03.2020 r. – dla pracowników, którym obniżono wymiar czasu pracy maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 1/2 etatu, lub wobec których zawarto porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż te wynikające z umowy o pracę, w zakresie i przez czas, ustalone w porozumieniu (art. 15g lub art. 15zf specustawy),
• po 23.06.2020 r. – dla osób, którym wymiar czasu pracy został obniżony maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 1/2 etatu, zatrudnionych u pracodawcy, któremu zmniejszyły się przychody i w związku z tym istotnie wzrosły obciążenia funduszu wynagrodzeń (art. 15gb specustawy),
• po 25.08.2020 r. – dla osób, którym na mocy rozporządzenia RM wprowadzono na czas określony – nie dłuższy niż do końca danego roku budżetowego – mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z podstawy nawiązania stosunku pracy (art. 15zzzzzo ust. 2 specustawy).

Uwaga: jeżeli:

• pracodawca obniżył wymiar czasu pracy pracownika lub wprowadził mniej korzystne warunki zatrudnienia w okresie wcześniej pobieranego zasiłku oraz
• między okresami pobierania wcześniejszego i kolejnego zasiłku nie było przerwy albo
• przerwa była krótsza niż 3 mies. kalendarzowe,

do wypłaty przez ZUS kolejnego zasiłku lub zasiłku po przerwie potrzebne jest zaświadczenie płatnika składek Z-3. W zaświadczeniu, w polu „Uwagi”, pracodawca powinien wpisać, że obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika nastąpiło na podstawie specustawy.