Podpisywanie umów z przedstawicielem w stowarzyszeniu zwykłym

Umowa z samym sobą?

Wobec braku stosownych regulacji możliwe są różne rozwiązania. Na przykład proponuje się, by w takim przypadku skorzystać z zapisu mówiącego o zobowiązaniach przekraczających zwykły zarząd (art. 41a Prawa o stowarzyszeniach)[1]. Wszyscy członkowie stowarzyszenia zwykłego mieliby udzielić przedstawicielowi pełnomocnictwa do zawarcia z nim umowy. Przedstawiciel podpisywałby umowę jako zleceniodawca i zleceniobiorca, w jednym przypadku reprezentując stowarzyszenie, a w drugim siebie.

Trudno jednak się z tym zgodzić. Art. 108 Kc zawiera zakaz zawierania umów z samym sobą jako pełnomocnikiem jednej ze stron: Pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywa w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony.

Kc dopuszcza zawieranie takich umów w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy treść czynności wyłącza możliwość naruszenia interesów mocodawcy, ale w razie zawarcia np. umowy cywilnoprawnej czy umowy o pracę pełnomocnik będący jednocześnie zatrudnionym mógłby nie wywiązywać się ze swoich obowiązków jako pracownik (zleceniobiorca), działając tym samym na szkodę mocodawcy. Po drugie, gdy samo pełnomocnictwo udzielone pełnomocnikowi na to pozwala, a więc gdy znajdzie się w nim wyrażona wprost zgoda do reprezentowania stowarzyszenia przez pełnomocnika w umowach zawieranych z samym sobą.

Jest to jednak rozwiązanie bardzo kontrowersyjne. Umowa taka mogłaby być zakwestionowana przez grantodawcę stowarzyszenia, który mógłby zarzucić nieracjonalność wydatków publicznych przy realizacji zadań zleconych (zleceniobiorca sam określałby wysokość własnego wynagrodzenia, kontrolował wykonanie zlecenia przez siebie samego i przyjmował protokół z jego realizacji).

Zawieranie umów przez przedstawiciela stowarzyszenia z samym sobą byłoby również bardzo niebezpieczne dla pozostałych członków stowarzyszenia. Zgodnie z Prawem o stowarzyszeniach każdy członek odpowiada bowiem za zobowiązania stowarzyszenia zwykłego bez ograniczeń całym swoim majątkiem solidarnie z pozostałymi członkami oraz ze stowarzyszeniem. Takie zobowiązania ciążące na każdym członku stowarzyszenia zwykłego czynią uprawnionym wymóg, aby mógł on kontrolować działalność przedstawiciela (np. w ramach zawartej z nim umowy), szczególnie wobec braku obowiązku powoływania w takich stowarzyszeniach organu nadzoru (w przeciwieństwie do stowarzyszeń rejestrowych, które muszą taki organ posiadać). Zawieranie umów z przedstawicielem przez niego samego tworzyłby więc sytuację braku kontroli nad działaniami, za które pozostali członkowie mogą odpowiadać majątkowo.

Istotne postanowienia regulaminu

Ostatecznego wyjaśnienia, kto może zawierać umowę z jednoosobowym przedstawicielem stowarzyszenia zwykłego, najlepiej szukać w najważniejszym dla stowarzyszenia akcie wewnętrznym, czyli regulaminie. Jeśli jego zapisy nie naruszają wskazanych wyżej przepisów prawa (a rejestracja stowarzyszenia przez właściwy organ oznacza, że najpewniej tak jest), należy odwołać się właśnie do nich. Przypomnijmy, że art. 2 ust. 2 Prawa o stowarzyszeniach zawiera ważną zasadę, że stowarzyszenie samodzielnie określa swoje struktury organizacyjne oraz uchwala akty wewnętrzne dotyczące jego działalności, a próba narzucenia konkretnych rozwiązań w statutach (regulaminach) w istotny sposób ograniczałaby, zagwarantowaną w art. 12 Konstytucji RP, wolność tworzenia i działania stowarzyszeń.

Zgodnie z powszechnie stosowanym wzorem regulaminu stowarzyszenia zwykłego z jednoosobowym przedstawicielem[2]: Władzami Stowarzyszenia są: 1. Zebranie Członków, 2. Przedstawiciel. Ponadto Zebranie Członków jest najwyższą władzą Stowarzyszenia, które podejmuje decyzje we wszystkich sprawach należących do zakresu działania Stowarzyszenia, o ile regulamin nie stanowi inaczej.

Oznacza to, że jeżeli regulamin nie przyznaje tej kompetencji innemu organowi, to decyzje dotyczące np. zatrudniania pełnomocnika leżą w gestii zebrania członków. Regulamin może nadawać tę kompetencję np. organowi nadzoru, gdy w stowarzyszeniu taki jest. Jeśli nie ma innych organów niż wskazane, to zebranie członków powinno podjąć decyzję o zatrudnieniu przedstawiciela i zawierać z nim umowę w imieniu stowarzyszenia. W uchwale zebrania członków można również wskazać przedstawiciela do wykonania takiej uchwały lub pełnomocnika zawsze odpowiedzialnego za zawieranie umów z przedstawicielem. Nie narusza to Prawa o stowarzyszeniach ani Kc. Pełnomocnikiem nie powinien być oczywiście sam przedstawiciel stowarzyszenia, aby nie naruszać przepisu Kc zakazującego zawierania umów z samym sobą.

Decyzje w tej kwestii mogą też być podejmowane przez wszystkich członków stowarzyszenia, zwłaszcza gdy przewiduje to regulamin. Prawo o Stowarzyszeniach w art. 42a ust. 2 wskazuje, że przekształcenie stowarzyszenia zwykłego wymaga zgody wszystkich członków stowarzyszenia zwykłego, wyrażonej w drodze uchwały.

Podobne postępowanie (czyli zatwierdzenie takiej umowy w następstwie podpisania jej przez pełnomocnika wskazanego przez wszystkich członków stowarzyszenia zwykłego) proponowane jest w literaturze w przypadku uprzednio wadliwie zawartej umowy z przedstawicielem[3]: Art. 11 ust. 4 (…) nie ma zastosowania do zarządu stowarzyszenia zwykłego (art. 43 pkt 1 Prawa o stowarzyszeniach), ale do członków organów osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej stosuje się przez analogię art. 108 Kc, zakazujący dokonywania czynności prawnych z samym sobą (por. uchwała SN z 30.05.1990 r.). (…) W stowarzyszeniu zwykłym umowa taka powinna być potwierdzona przez innych członków zarządu uprawnionych do jego reprezentacji. Jeżeli jednak stowarzyszenie reprezentowane jest przez przedstawiciela lub wyłącznie przez określonego członka zarządu, wydaje się, że najwłaściwszym rozwiązaniem byłoby wyznaczenie przez członków stowarzyszenia pełnomocnika uprawnionego do potwierdzenia wadliwie zawartej umowy.

Wziąwszy pod uwagę, że do założenia stowarzyszenia zwykłego wymagane jest członkostwo zaledwie trzech osób fizycznych, wspólne podejmowanie przez nich decyzji nie byłoby trudne (w razie większej liczby członków nie byłoby to bardziej uciążliwe niż w przypadku walnego zebrania członków stowarzyszenia rejestrowego).

Reasumując: gdy przedstawiciel w stowarzyszeniu zwykłym jest jedyną osobą wskazaną do reprezentacji stowarzyszenia, najwłaściwsze byłoby zawarcie z nim umowy przez wszystkich członków stowarzyszenia lub przez pełnomocnika wskazanego w uchwale członków. Należy wykluczyć możliwość zawierania umów przez przedstawiciela stowarzyszenia z nim samym.