Podpisywanie sprawozdań finansowych i sprawozdań budżetowych jednostek obsługiwanych w ramach centrum usług wspólnych

Podpisywanie sprawozdań finansowych

Z art. 4 ust. 3 pkt 5 uor wynika, że rachunkowość jednostki obejmuje w szczególności sporządzanie spra‑wozdań finansowych (sf). Odpowiedzialność za rachunkowość jednostki, w tym za sporządzanie sf, ponosi – co do zasady – kierownik jednostki. Wynika to z art. 4 ust. 5 uor, który stanowi, że kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich zgodą.

W przypadku jednostek sektora finansów publicznych prowadzenie ksiąg rachunkowych może być powierzone innej jednostce sektora finansów publicznych (art. 11 ust. 2 pkt 2 uor).

Odrębnym przepisem, o którym mowa w art. 4 ust. 5 uor, jest art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. Stanowi on w szczególności, że kierownik jednostki obsługującej, o której mowa w art. 10b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (…), jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, o której mowa w art. 10a pkt 1 i 2 (…) w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą (…) albo porozumieniem. (…) Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Wynika z niego, że kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.

Jednocześnie art. 54 ust. 2a ustawy o finansach publicznych stanowi m.in., że jeżeli w ramach wspólnej obsługi, o której mowa w art. 10a ustawy o samorządzie gminnym (…), jednostka obsługująca zaliczana do sektora finansów publicznych zapewnia realizację zadań głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych przez osobę spełniającą wymogi, o których mowa w ust. 2, w jednostce obsługiwanej nie zatrudnia się głównego księgowego.

Z kolei § 33 ust. 6 pkt 1 rozporządzenia z 13.09.2017 r. określa, że sf jednostki obsługiwanej, o której mowa w ustawie o samorządzie gminnym, podpisują kierownik jednostki obsługującej odpowiednio do zakresu wykonywanych zadań wynikających z przepisów odrębnych i główny księgowy jednostki obsługującej, o której mowa w ustawie o samorządzie gminnym.

W świetle powyższych uregulowań sf jednostek obsługiwanych – dla których jednostką obsługującą w sytuacji przedstawionej w pytaniu jest urząd gminy – powinno zostać podpisane przez kierownika jednostki obsługującej (wójta, burmistrza) oraz pracownika jednostki obsługującej, któremu powierzono obowiązki głównego księgowego w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostek obsługiwanych, w tym podpisywania sf tych jednostek.

Podpisywanie sprawozdań budżetowych

W kwestii podpisywania sprawozdań budżetowych jednostek obsługiwanych należy wskazać na § 14 rozporządzenia MF z 11.01.2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (DzU poz. 144). Określa on, że sprawozdanie budżetowe podpisują główny księgowy (skarbnik) i kierownik jednostki (dysponent funduszu, przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego, kierownik jednostki obsługującej), który w myśl § 4 pkt 3 lit. f tego rozporządzenia jest obowiązany do sporządzania i przekazywania sprawozdań w imieniu jednostki. Przez „kierownika jednostki obsługującej” należy rozumieć kierownika jednostki obsługującej, o której mowa (m.in.) w ustawie o samorządzie gminnym (§ 2 pkt 9 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z cytowanym wyżej art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki obsługującej, o której mowa w art. 10b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (…), jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, o której mowa w art. 10a pkt 1 i 2 (…), w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą, o której mowa w art. 10b ust. 2 (…), albo porozumieniem, o którym mowa w art. 10b ust. 3 (…). Może on powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej oraz rachunkowości i sprawozdawczości pracownikom jednostki.

Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.

Kierownik jednostki obsługującej, który – stosownie do § 14 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – ma obowiązek podpisywania sprawozdań budżetowych jednostek obsługiwanych, może, działając na podstawie art. 53 ust. 2 i 5 ustawy o finansach publicznych, powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki obsługiwanej, w tym obowiązek podpisywania sprawozdań budżetowych, ale także obowiązki, o których mowa w art. 54 tej ustawy.