Podpis na dokumentach elektronicznych w jednostce sektora finansów publicznych

Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, a także kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych (art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych, tekst jedn.

DzU z 2023 r. poz. 1270). Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że nie zgłasza on zastrzeżeń do:

• przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,
• kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

a zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki (art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych).

Tematykę dowodów księgowych i ich sprawdzania reguluje uor. Z jej art. 21 ust. 1 wynika, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej elementy wymienione w tym przepisie, m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (pkt 6). Jednak – w myśl art. 21 ust. 1a pkt 2 uor – można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ww. art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Kwestię sprawdzenia i dekretowania dowodów księgowych uszczegóławia stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z jego pkt 10 sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalno-prawną i rachunkową oraz dekretację dowodów. Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz ich szczegółowe procedury ustala jednostka odpowiednio do specyfiki procesów gospodarczych, rodzaju dokumentacji źródłowej, wymaganego celu i zakresu kontroli. Ustalony sposób sprawdzania dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych utrwala ona w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 uor).

Powyższy sposób sprawdzania i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych dowodów księgowych – w myśl pkt 11 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości – może określać zasady zwolnienia z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o sprawdzeniu i dekretacji dowodów księgowych. Zasady te nie mogą wykraczać poza uproszczenia przewidziane w art. 21 ust. 1a uor.

Sposób kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów oraz szczegółowe procedury ustala zatem jednostka odpowiednio do swojej specyfiki, biorąc pod uwagę rodzaj dokumentów czy zakres kontroli. Jednocześnie – uwzględniając art. 21 ust. 1 pkt 6 w zw. z ust. 1a pkt 2 uor w zakresie obowiązku sprawdzenia dowodu księgowego pod względem merytorycznym, formalno-prawnym i rachunkowym, potwierdzonego podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania – istnieje możliwość zwolnienia z zamieszczenia na dowodach księgowych tego podpisu, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Jednak sposób postępowania powinien wynikać z dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 uor). Dokumentację tę ustala i aktualizuje kierownik jednostki, który ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych w uor (art. 10 ust. 2 w zw. z art. 4 ust. 5).

To zatem kierownik jednostki podejmuje decyzję w określonym stanie prawnym i faktycznym, również w kwestii uznania, czy zapis elektroniczny w systemie obiegu faktur z datą oraz danymi pracownika i głównego księgowego jednostki, który zatwierdził fakturę, może być uznany za podpis w rozumieniu zarówno przepisów o rachunkowości, jak i art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. To jednostka ma pełną dokumentację, wiedzę oraz informacje dotyczące opisanego zagadnienia oraz funkcjonującego w niej elektronicznego systemu obiegu faktur.