Podpis księgowej wyznacza datę sporządzenia sprawozdania finansowego

Takie stanowisko zajęło Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach dotyczących e-sprawozdań, zamieszczonych na stronie internetowej resortu.

W myśl uor kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego (sf) nie później niż w ciągu 3 mies. od dnia bilansowego. Sf podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

Do tej pory przyjmowano (co znalazło potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych i interpretacjach organów podatkowych), że datą sporządzenia sf jest data podpisania tego dokumentu przez wszystkie zobowiązane osoby (w praktyce data złożenia ostatniego podpisu, zob. wyrok WSA w Warszawie z 14.06.2017, III SA/Wa 1850/16).

Tymczasem w ustrukturyzowanym sf przewidziano obowiązek wpisania daty sporządzenia sprawozdania w odrębnym polu (niezależnie od dat wskazanych na e-podpisach). Powstała więc wątpliwość, jaką datę tam podać.

Jak czytamy w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów, w strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sf i udostępnionych w BIP MF przewidziano, że data sporządzenia sf wpisana będzie w odrębnym polu formularza sf. Data ta będzie traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, wg stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sf. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby.

(…) A zatem data sporządzenia sprawozdania w sf w postaci elektronicznej to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.

Dalej Ministerstwo Finansów podało poniższy przykład:

Zgodnie z powyższymi danymi sf spółki zostało sporządzone na dzień 26.03.2019.

Ministerstwo wyjaśniło też, że ta sama data będzie wyznaczać datę sporządzenia sf w nieustrukturyzowanej formie (przez jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS bądź sporządzające sf zgodnie z MSR/MSSF).

Ustalenie daty sporządzenia sf ma istotne znaczenie także dla rozliczeń podatku dochodowego, a ściślej momentu ujęcia tzw. kosztów bezpośrednich. Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 4b updop (art. 22 ust. 5a updof) koszty takie, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po jego zakończeniu do dnia sporządzenia sf, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięto odpowiadające im przychody.