Pełnomocnictwo w ZUS po wyrejestrowaniu płatnika i ponowne zgłoszenie płatnika drogą elektroniczną

Pełnomocnictwo udzielone bezterminowo na druku ZUS PEL pozostaje w mocy również po wyrejestrowaniu płatnika, do momentu odwołania pełnomocnictwa (art. 101 § 1 Kc). Informacja ta jest zawarta także na druku ZUS PEL: Jeśli nie wpiszesz dat obowiązywania pełnomocnictwa, uznamy, że udzielasz go – od dnia jego dostarczenia do ZUS – do odwołania. Oznacza to, że pełnomocnik może reprezentować płatnika przed ZUS zgodnie z zakresem swojego pełnomocnictwa też po wyrejestrowaniu płatnika. Może to być np. związane z koniecznością skorygowania dokumentów ubezpieczeniowych już po wyrejestrowaniu lub z wszczęciem postępowania wyjaśniającego przez ZUS.

Również w przypadku ponownej rejestracji płatnika w ZUS nie ma konieczności powtórnego składania pełnomocnictwa, niezależnie od tego, jak długi był okres od wyrejestrowania do ponownej rejestracji, gdyż udzielone w przeszłości pełnomocnictwo nadal pozostaje w mocy. Pełnomocnik ma także dostęp do profilu płatnika w Portalu Usług Elektronicznych ZUS i może składać tą drogą dokumenty w jego imieniu, nawet po wyrejestrowaniu płatnika z ZUS (dokumenty będą mogły dotyczyć tylko okresu sprzed wyrejestrowania). Dlatego ważne jest, aby pamiętać o odwołaniu pełnomocnictwa, jeśli złożono je bezterminowo lub na okres dłuższy niż zarejestrowanie w ZUS, żeby dana osoba nie miała możliwości składania dokumentów w imieniu organizacji już po okresie zatrudnienia ostatniego pracownika.

Mimo pozostawania w mocy pełnomocnictwa pełnomocnik nie może jednak ponownie zgłosić płatnika do ZUS za pośrednictwem swojego konta w PUE. Choć pełnomocnik może sporządzić formularz zgłoszeniowy ZUS ZPA, bo ma dostęp do profilu płatnika i może wypełnić dokument, korzystając z elektronicznych wzorów na portalu PUE, to w momencie wysyłki pojawi się informacja o błędzie krytycznym: Dokumenty zgłoszenia płatnika ZUS ZPA i ZUS ZFA powinny być dostarczane do ZUS w formie papierowej (kod błędu 62000102). Dokumenty zgłoszeniowe płatnika ZUS ZPA (w przypadku osoby prawnej) i ZUS ZFA (w przypadku osoby fizycznej) muszą być obowiązkowo złożone do ZUS w formie papierowej. Elektronicznie, za pośrednictwem PUE, można złożyć jedynie korekty tych formularzy.

Podobny wyjątek występuje również w przypadku dokumentu ZUS ZIPA Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek. Są to jedyne dokumenty składane do ZUS, których nie da się wysłać za pośrednictwem PUE. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby złożyć dokumenty zgłoszeniowe ZUS ZPA (w przypadku fundacji) w formie papierowej przez pełnomocnika. Jak była o tym mowa wcześniej, pełnomocnictwo składane na formularzu ZUS PEL pozostaje ważne również po wyrejestrowaniu płatnika z ZUS, więc pełnomocnik może dokonać ponownego zgłoszenia płatnika, składając dokument w wersji papierowej.

Należy mieć jednak na uwadze, że na druku ZUS PEL w części dotyczącej zakresu pełnomocnictwa można wybrać trzy możliwości: „jednorazowo do wykonania konkretnej czynności/załatwienia sprawy” oraz „do załatwiania spraw w ZUS” i „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)”. Aby pełnomocnik mógł podpisywać dokumenty w formie papierowej, konieczne jest zaznaczenie opcji „do załatwiania spraw w ZUS” (aby miał też dostęp do PUE ZUS, należy zaznaczyć dwie możliwości, drugą i ostatnią). W przypadku fundacji wiadomo, że udzieliła dostępu do PUE ZUS, ale nie ma informacji o tym, czy również „do załatwiania spraw w ZUS”, co umożliwiłoby złożenie formularza zgłoszeniowego ZUS ZPA w formie papierowej przez pełnomocnika.

Podsumowując: pełnomocnictwo złożone do ZUS na druku ZUS PEL pozostaje w mocy również po wyrejestrowaniu płatnika, do momentu jego odwołania lub do upływu okresu, na który zostało udzielone. Ponowne zgłoszenie płatnika do ZUS przez pełnomocnika jest możliwe jednak tylko w formie tradycyjnej, papierowej jeżeli wynika to z zakresu pełnomocnictwa), nawet jeśli w pełnomocnictwie zaznaczono uprawnienie pełnomocnika do załatwiania spraw za pośrednictwem PUE ZUS.