Oprogramowanie wytworzone przez pracownika jednostki – ujęcie w księgach

W katalogu tytułów kwalifikowanych do wartości niematerialnych i prawnych (wnip) uor wymienia m.in. autorskie prawa majątkowe i licencje, do których zalicza się także programy komputerowe.

Niemniej programu wytworzonego przez pracownika jednostki na jej potrzeby i niewchodzącego w skład prac rozwojowych nie można – w naszej ocenie – uznać za tytuł wnip w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 1 pkt 15 uor w powiązaniu z definicją aktywów (art. 3 ust. 1 pkt 12) oraz z art. 33 ust. 2 uor do wnip zalicza się wartości i prawa nabyte przez jednostkę, nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok i przeznaczone do używania na potrzeby jednostki.

Naszym zdaniem w opisanym przypadku nie zostały spełnione przesłanki uzasadniające zakwalifikowanie do wnip wytworzonego przez pracownika jednostki oprogramowania.

Wytworzony przez niego program mógłby jednak być uznany za tytuł wnip, gdyby powstał w ramach prac rozwojowych wykonywanych na własne potrzeby, przed podjęciem produkcji lub zastosowaniem technologii, pod warunkiem że:

• produkt lub technologia wytwarzania są ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty prac rozwojowych wiarygodnie określone,
• techniczna przydatność produktu lub technologii została stwierdzona i odpowiednio udokumentowana i na tej podstawie jednostka podjęła decyzję o wytwarzaniu tych produktów lub stosowaniu technologii,
• koszty prac rozwojowych zostaną pokryte, według przewidywań, przychodami ze sprzedaży tych produktów lub z zastosowania technologii.

Z pytania nie wynika, aby oprogramowanie nabyto bądź wytworzono w ramach prac rozwojowych. Naszym zdaniem poniesione przez jednostkę koszty wytworzenia oprogramowania, w tym m.in. wynagrodzenia pracownika, powinny obciążać bieżące koszty działalności operacyjnej jednostki.

Program należałoby objąć ewidencją pozabilansową. Jego wycena może nastąpić w cenie podobnego programu. Nieodpłatne przekazanie programu innej jednostce – odpowiednio udokumentowane – powoduje wyłączenie programu z ewidencji pozabilansowej.