Odzież służbowa w biurze rachunkowym – zwrot kosztów prania objęty PIT

Nie jest to bowiem rekompensata za czyszczenie ubrania roboczego czy ochronnego przekazanego pracownikom przez zakład pracy w ramach realizacji jego obowiązków w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, a tylko taka podlegałaby ew. zwolnieniu z PIT. Tak wynika z interpretacji KIS z 17.01.2023 r. (0112-KDIL2-1.4011.851.2022.3.MKA).

Biuro rachunkowe zamierzało wprowadzić – na mocy wewnętrznego zarządzenia – konieczność noszenia przez niektórych pracowników odzieży firmowej, tj. koszul, koszulek polo i bluz w jednym kolorze z logo pracodawcy. Ubrania pozostałyby własnością spółki, po zakończeniu stosunku pracy podlegałyby zwrotowi, a w razie uszkodzenia – wymianie na nowe. Pracownicy nie mogliby ich używać na potrzeby osobiste oraz otrzymywaliby ekwiwalent pieniężny za ich pranie, w wysokości uśrednionych kosztów prania przez nich poniesionych.

Spółka twierdziła, że taki ekwiwalent nie stanowi dla pracownika przychodu ze stosunku pracy i nie pobiera się od niego zaliczek na PIT. Powoływała się przy tym na art. 21 ust. 1 pkt 10 updof, zgodnie z którym wolna od podatku dochodowego pozostaje wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Wskazywała też na art. 21 ust. 1 pkt 11 updof przewidujący zwolnienie z PIT dla ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej.

Argumentowała, że pracodawca może podjąć decyzję o używaniu przez pracownika stosownej odzieży służbowej – reprezentacyjnej, spełniającej określone wymogi. Obowiązek taki powinien być nałożony przez pracodawcę na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych, np. w formie uchwały zarządu, polecenia dyrekcji, regulaminu pracy.

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia ubioru służbowego ani umundurowania. Zdaniem spółki z definicji słownikowej można wywieść, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub jej elementy) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie odzieży do celów osobistych, np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo.

KIS zgodziła się z tym, podkreśliła jednak, że odzież służbowa wydawana pracownikom ze względów wizerunkowych nie jest tożsama z odzieżą roboczą przydzielaną ze względów bhp. Wskazała też, że na mocy art. 21 ust. 1 pkt 10 updof wolna od PIT jest jedynie wartość ubioru służbowego lub ekwiwalent finansowy za ten ubiór, ale nie równoważnik pieniężny za pranie ubrania służbowego. Wykluczyła również zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, na mocy którego ulga podatkowa obejmuje świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów bhp, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Podkreśliła, że Kp dopuszcza ew. wypłatę przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej dostarczanej nieodpłatnie i obligatoryjnie:

• jeżeli własna odzież pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne czy bhp.

Strój służbowy w biurze rachunkowym tych kryteriów nie spełnia. Wypłacane pracownikom ekwiwalenty za pranie odzieży służbowej będą dla nich przychodem ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof.