Odsetki od spóźnionej pensji – skutki księgowe i podatkowe

W razie nieterminowej wypłaty wynagrodzenia przez pracodawcę pracownikowi przysługuje roszczenie o odsetki za zwłokę w wypłacie tego wynagrodzenia (art. 481 § 1 Kc w zw. z art. 300 Kp). W myśl regulacji Kc, jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności.

Co do zasady odsetki za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia należą się od następnego dnia po terminie wypłaty, w wysokości odsetek ustawowych, które wynoszą obecnie (od 5.10.2023 r.) 11,25%. Obliczane są od kwoty wynagrodzenia brutto, a nie netto (uchwała SN z 19.09.2002 r., III PZP 18/02). Przepisy wewnątrzzakładowe mogą jednak przewidywać, że odsetki za opóźnienie w zapłacie wynagrodzenia przysługują pracownikowi w wysokości wyższej od odsetek ustawowych.

Wypłata pracownikowi odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wypłat wynagrodzenia wymaga zaksięgowania w księgach rachunkowych pracodawcy:

1. Zarachowanie odsetek z tytułu opóźnień w wypłacie pracownikowi wynagrodzenia:

Wn konto 75-1 „Koszty finansowe”

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

2. Wpłata odsetek na rachunek bankowy pracownika

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” lub konto 10 „Kasa”.

Otrzymane odsetki od zaległego wynagrodzenia stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof, ale jest on objęty zwolnieniem od PIT. W myśl bowiem art. 21 ust. 1 pkt 95 updof wolne od podatku są odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i świadczeń z tytułów, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1 updof, tj. m.in. ze stosunku pracy.

Odsetki te nie stanowią też podstawy wymiaru składek społecznych ani zdrowotnej, co potwierdzają interpretacje ZUS (por. pismo z 4.10.2013 r., DI/100000/451/1121/2013). Nie zostały wprawdzie wprost wymienione w rozporządzeniu składkowym jako wyłączone z podstawy wymiaru, jednak uznaje się, że stanowią odrębną kategorię świadczeń, są rodzajem rekompensaty za pozbawienie pracownika możliwości dysponowania własnymi pieniędzmi, pełnią funkcję odszkodowawczą i jako takie nie powinny podlegać oskładkowaniu.

Wypłacone mogą być przez pracodawcę uznane za koszt uzyskania przychodów, co potwierdza interpretacja KIS z 8.12.2021 r. (0111-KDIB1-1.4010.413.2021.3.MF). W piśmie tym czytamy: zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 11 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów). Tym samym możliwość zaliczania ww. odsetek do kosztów podatkowych warunkowana jest faktem ich zapłaty. W związku z powyższym zasądzone odsetki od nieterminowo wypłaconych wynagrodzeń oraz od wynagrodzeń zasądzonych wyrokami sądowymi stanowią koszt uzyskania przychodu w momencie ich faktycznej zapłaty.