Obowiązki pracodawcy przechowującego akta pracownicze

Prawo pracy jest w tym zakresie lakoniczne, wskazując tylko zasady, jakimi trzeba się kierować przy przechowywaniu teczek byłych pracowników. Pewne wskazówki w tym zakresie można wywieść z rozporządzenia dotyczącego podmiotów przechowujących zawodowo dokumentację osobową i płacową.

Przepisy prawa pracy nie regulują dokładnie warunków prawnych, organizacyjnych i technicznych, które muszą spełniać pracodawcy prywatni sami przechowujący dokumentację osób, z którymi zakończyli już współpracę. Co najwyżej można mówić o zasadach, jakie pracodawca powinien stosować w tym zakresie.

Pracodawca nieprowadzący dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych podlega karze grzywny od 1000 do 30 tys. zł (art. 281 pkt 6 Kp). Zgodnie zaś z § 8 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) pracodawca musi przechowywać dokumentację papierową w odpowiednich warunkach, chroniąc ją przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu odpowiedniej temperatury i wilgotności i zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych.

Można tu wesprzeć się rozporządzeniem Ministra Kultury z 15.02.2005 w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (DzU nr 32 poz. 284), które muszą stosować profesjonalni przechowawcy tej dokumentacji. Przykładowo stanowi ono, że budynki, w których planuje się przechowywanie dokumentacji, powinny być usytuowane na suchym gruncie, niegrożącym usunięciem i położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych. Powinny też posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.

Akt z pewnością nie można przechowywać na nieprzystosowanym strychu czy w piwnicy ani w zawilgoconym pomieszczeniu. Najlepiej, by pokój do przechowywania dokumentacji spełniał poniższe wymagania, wynikające z rozporządzenia Ministra Kultury:

• wyposażenie w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową i antywłamaniową albo inną odpowiednią,
• brak przebiegu w pomieszczeniu instalacji wodociągowych, kanalizacyjnych i gazowych,
• brak innych przedmiotów i urządzeń niż bezpośrednio związane z przechowywaniem akt,
• niestosowanie farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen,
• odpowiednia temperatura i wilgotność (14–20°C przy wahaniach do 2°C w ciągu 24 godz. oraz wilgotności 5–60%, przy wahaniu do 5% w ciągu 24 godz.),
• ochrona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zanieczyszczeniami powodowanymi przez gryzonie,
• odpowiednie źródło światła (świetlówki o obniżonej emisji promieniowania UV i maksymalnym natężeniem światła do 200 luksów),
• eliminacja światła słonecznego przez stosowanie zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV.

Do przechowywanej dokumentacji powinny mieć dostęp tylko osoby uprawnione.

Jeśli pracodawca nie może zapewnić odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, powinien ją przekazać pod opiekę przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w tym zakresie, wpisanego do rejestru marszałka (bądź archiwum państwowemu albo Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich), na podstawie umowy o przechowanie.