Nowe obowiązki w związku z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów

Zobowiązane podmioty

Przepisy ustawy co do zasady stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do tej liczby wlicza się pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Próg 50 osób nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. W związku z tym wszystkie biura rachunkowe – bez względu na liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na ich rzecz – będą zobowiązane do stosowania przepisów o ochronie sygnalistów.

Przepisy ustawy nie mają zastosowania do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 tys. mieszkańców.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Każdy podmiot prywatny i publiczny, zobowiązany ustawą, musi opracować procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. Konieczne będzie wskazanie w procedurze bezpiecznego kanału zgłoszeń. Podmiot prawny musi zagwarantować, że procedura zgłoszeń wewnętrznych i związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwią nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnią ochronę poufności tożsamości sygnalisty, jak również osoby, której dotyczy zgłoszenie, i wskazanej w nim osoby trzeciej.

Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskają w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Sankcje za brak procedury i odpowiedniej ochrony sygnalistów

Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny. Natomiast ten, kto ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Odpowiedzialność karna osób zarządzających powinna zmusić podmioty do nadania wdrożeniu ochrony sygnalistów odpowiedniej rangi i ważności.

Czas na przygotowania

W najbliższym czasie biura rachunkowe czeka sporo pracy związanej z projektowaniem, uzgadnianiem i ustalaniem ostatecznego kształtu procedur i kanałów przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów. Konieczne będzie wprowadzenie odpowiedniej polityki informacyjnej oraz przeszkolenie właściwych osób.

Biuro Usług Informatycznych Stowarzyszenia Księgowych w Polsce zapewnia gotowe rozwiązania dla spełnienia wymogów ustawowych w postaci aplikacji do obsługi zgłoszeń sygnalistów – SygnalSystem. Aplikacja ta umożliwi sygnaliście dokonanie zgłoszenia, a podmiotowi – jego przyjęcie i obsługę, gwarantując przy tym najwyższy poziom poufności i bezpieczeństwa danych.

Zachęcamy do odwiedzenia strony internetowej www.buiskwp.pl/sygnalisci-sygnalsystem, aby dowiedzieć się więcej nt. SygnalSystem.