Nie każda rekompensata za nagrodę jubileuszową jest wolna od składek

Przy likwidacji

W interpretacji z 31.10.2024 r. (DI/200000/43/999/2024) ZUS zajął stanowisko w sprawie pracodawcy, u którego obowiązuje regulamin wynagradzania przewidujący wypłatę nagrody jubileuszowej pracownikom po przepracowaniu 5, 10, 15, 20, 25 i 30 lat, w wysokości odpowiednio od połowy do 4 średnich miesięcznych wynagrodzeń. Prawo do pierwszej nagrody pracownik nabywa po przepracowaniu 5 lat, a kolejne są wypłacane nie częściej niż co 5 lat. Przedsiębiorca chciał zlikwidować nagrody z dniem 31.12.2024 r. Od 1.01.2025 r. regulamin wynagradzania nie będzie już ich przewidywał. Jednocześnie jednak firma chce wypłacić rekompensaty z tytułu utraty nagrody pracownikom, którzy nabyliby do niej prawo w 2025 r., a w dniu wypłaty będą pozostawać u niego w zatrudnieniu. Rekompensaty będą wypłacane w wysokości i terminie, w jakich pracownik nabyły prawo do jubileuszówki.

ZUS przychylił się do zdania przedsiębiorcy, że na podstawie przepisu, który przewiduje wyłączenie z podstawy wymiaru składek nagród jubileuszowych, wyłączeniu podlegają również rekompensaty z tytułu likwidacji tych nagród. Chodzi o § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego, który przewiduje, że z podstawy składek ZUS wyłączone są nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.

Jak wskazał ZUS, nagrody jubileuszowe nie są w przypadku prywatnych pracodawców świadczeniami obligatoryjnymi. Decydujące znaczenie w kontekście zwolnienia tego typu świadczeń pieniężnych ze składek mają zasady ich przyznawania i wypłacania określone w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Jeśli wynika z nich, że nagroda ma charakter świadczenia periodycznego, cyklicznego, wypłacanego nie częściej niż co 5 lat, to podlega ona zwolnieniu ze składek. Ale § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ma również zastosowanie, gdy pracodawca likwiduje opartą na wewnętrznych regulacjach instytucję nagród jubileuszowych (które dotychczas przysługiwały nie częściej niż co 5 lat) i wypłaca pracownikom pieniężną rekompensatę z tego tytułu. Możliwość wyłączenia takiej rekompensaty z podstawy wymiaru składek społecznych pracowników zależy zatem od spełnienia łącznie dwóch przesłanek:

• wypłata rekompensaty – niezależnie od nazwy świadczenia – następuje w związku z likwidacją nagród jubileuszowych,
• dotyczas obowiązujące zasady przyznawania i wypłaty tych nagród przewidywały, że przysługują one nie częściej niż co 5 lat.

Forma zadośćuczynienia

Powyższych warunków nie spełnia rekompensata nagród jubileuszowych wypłacana w sytuacji, gdy pracodawca dopiero takie nagrody wprowadza, a ich wcześniejszy brak chce zrekompensować niektórym pracownikom. Taką sprawą zajmował się ZUS w interpretacji z 14.10.2024 r. (DI/100000/43/855/2024).

Wystąpił o nią przedsiębiorca, który regulaminem wynagradzania zamierza wprowadzić nagrody jubileuszowe przysługujące nie częściej niż co 5 lat.Jednocześnie jednak chciałby zrekompensować dotychczasowy brak takiej nagrody pracownikom, którzy nabyliby do niej prawo, ale nie zdążą z uwagi na przejście na emeryturę. Taki okres przejściowy miałby trwać do 31.12.2027 r. Rekompensata przysługiwałaby pracownikowi w wysokości, w jakiej należałaby mu się z okazji najbliższego jubileuszu. Byłaby wypłacana w ostatnim dniu jego zatrudnienia.

Ponieważ nie jest to rekomensata z racji likwidacji nagród jubileuszowych, zdaniem pracodawcy można ją uznać za rodzaj odszkodowania czy rekompensaty zwolnionej z oskładkowania na mocy § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia składkowego. Przewiduje on, że z podstawy wymiaru składek wyłączone są odprawy, odszkodowania i rekompesaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego bądź niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Ta ulga ma zastosowanie, pod warunkiem że wypłata pozostaje w bezpośrednim i nierozerwalnym związku z wygaśnięciem lub rozwiązaniem stosunku pracy. Ponadto obejmuje nie tylko obligatoryjne świadczenia wynikające z Kp, lecz także te określone w firmowych przepisach czy umowie z pracownikami.

Przedsiębiorca argumentował, że na podstawie tego przepisu ze składek zwolniona jest planowana rekompesata, ponieważ zajdzie związek przyczynowo-skutkowy między jej wypłatą a rozwiązaniem umowy. Ponadto uprawnieni do niej pracownicy nie otrzymali nagrody jubileuszowej w ciągu 5 poprzednich lat.

ZUS zgodził się, że przepis – wskazując konkretne rodzaje odszkodowań – jedynie przykładowo wymienia ogólnie świadczenia objęte ulgą składkową. Przyjmuje się więc, że katalog świadczeń wyłączonych ze składek na tej podstawie, ma charakter otwarty. Konieczną przesłanką jest to, by jedyną przyczyną wypłaty świadczenia było ustanie zatrudnienia. W tym przypadku warunkiem wypłaty rekompensaty jest nie tylko rozwiązanie umowy o pracę w związku z przejściem na emeryturę, ale również nieotrzymanie w ciągu ostatnich 5 lat nagrody jubileuszowej. Rekompensata ma zatem kompensować nie samą utratę zatrudnienia, ale brak wypłaty nagrody jubileuszowej. W konsekwencji wyłączenie z podstawy składek nie ma zastosowania.