Narzędzia do pracy zdalnej – bez oskładkowania

Nie ma przychodu, nie ma obciążeń

W 2022 r. pracodawca wprowadził do regulaminu pracy zdalnej możliwość zwrotu (całości lub części) kosztów poniesionych przez pracowników na zakup takich narzędzi lub materiałów. We wniosku o interpretację pytał, czy taki zwrot stanowi podstawę wymiaru składek ZUS. Wskazywał, że zagadnienia opodatkowania wypłat o zbliżonym charakterze było przedmiotem kilku indywidualnych interpretacji podatkowych (pisma KIS z 1.02.2021 r., 0115-KDIT1.4011.851.2020.1.KK, 5.03.2021 r., 0114-XDIP3-2.4011.817.2020.2.PK). Wynika z nich, że jeżeli celem wypłat jest zwrot kosztów ponoszonych przez pracowników podczas wykonywania pracy w trybie zdalnym, nie powstaje przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 updof, a na pracodawcy nie spoczywają obowiązki płatnika PIT. Świadczenia służące pokryciu kosztów ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem pracy zdalnej nie są przychodem zwolnionym z opodatkowania – w ogóle nie stanowią przychodu pracowników w rozumieniu updof. Nie ma tu znaczenia, czy świadczenie w postaci zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy jest spełnione w formie rzeczowej, czy pieniężnej.

ZUS wskazał, że dla rozstrzygnięcia, czy dana korzyść stanowi podstawę wymiaru składek, decydujące znaczenie ma to, czy dla celów podatkowych zostanie ona zakwalifikowana jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Skoro więc taki przychód nie powstaje, zwrotu kosztów ponoszonych przez pracowników podczas wykonywania pracy zdalnej nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników.

Praca zdalna uregulowana w Kp

Dodajmy, że od 7.04.2023 r. przepisy o pracy zdalnej znajdą się w Kp (art. 67¹⁸ i nast.).

Pracodawca co do zasady będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy niezbędne do jej wykonywania, pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Będzie też musiał pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot zostanie określony w porozumieniu lub w poleceniu.

Pracodawca będzie jednak mógł ustalić z pracownikiem zasady wykorzystywania przez niego materiałów i narzędzi pracy, niezapewnionych przez pracodawcę. Wtedy pracownikowi będzie przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Zamiast pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu pracodawca może wypłacać ryczałt, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zgodnie z art. 67²⁵ Kp zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu updof. Skoro tak, to świadczenia te nie wejdą także do podstawy wymiaru składek.