Należności w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym jednostki budżetowej

„Należności” to bezsporne, niekwestionowane przez dłużników jednostki jej wierzytelności, mające terminy płatności. Zgodnie z definicją należności krótkoterminowe (art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c uor) obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów, niezaliczanych do aktywów finansowych, które staną się wymagalne w ciągu 12 mies. od dnia bilansowego. Należności, których termin spłaty przypada w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego, a więc w roku zaprzyszłym i później, są należnościami długoterminowymi.

W jednostkach budżetowych ewidencję należności prowadzi się na kontach zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia”. Jak wynika z opisu do niego, zawartego w zał. nr 3 „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” do rozporządzenia z 13.09.2017 r., konta tego zespołu służą do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz rozliczeń.

Konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” służy do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych. Na stronie Wn tego konta ujmuje się należności z tytułu dochodów budżetowych i zwrot nadpłat, zaś na stronie Ma – wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności. Na koncie tym ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Saldo Wn konta 221 oznacza stan należności z tytułu dochodów, a saldo Ma – stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat tych dochodów.

Do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem służy natomiast w jednostkach budżetowych konto 226 „Długoterminowe należności budżetowe”. Na stronie Wn tego konta ujmuje się w szczególności długoterminowe należności, w korespondencji z kontem 840, a także przeniesienie należności krótko- do długoterminowych w korespondencji z kontem 221, i odpowiednio na stronie Ma – przeniesienie należności długo- do krótkoterminowych w korespondencji z kontem 221.

Na koncie 226 ujmuje się zatem te długoterminowe należności, których termin spłaty przypada w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego. Jeżeli dniem bilansowym państwowej jednostki budżetowej jest 31.12.2018 r., to na koncie 226 zostaną ujęte należności budżetowe z terminem zapłaty przypadającym na 2020 r. i lata następne. Natomiast należności lub raty należności budżetowych, których termin płatności upływa w 2019 r., traktuje się jako należności krótkoterminowe i ujmuje w księgach rachunkowych na koncie 221.

Z kolei ewidencja krajowych i zagranicznych należności oraz roszczeń, a także zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201–234 następuje na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. Konto to może być stosowane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń. Na jego stronie Wn ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma – powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Konto 240 służy również do ewidencji należności z tytułu sprzedaży środka trwałego przez jednostkę budżetową. Kwotę tych należności ujmuje się na koncie 240 bez podziału na część płatną w kolejnym roku obrotowym i część płatną później. Na dzień bilansowy dokonuje się analizy zapisów na koncie 240 i dzieli kwoty należności na krótko- i długoterminowe, celem ich prawidłowego wykazania w bilansie.

Zgodnie z zakresem informacyjnym bilansu jednostki budżetowej, zawartym w zał. nr 5 do rozporządzenia z 13.09.2017 r., należności krótkoterminowe z tytułu sprzedaży środka trwałego wykazuje się w aktywach obrotowych bilansu w poz. B.II. Należności krótkoterminowe, wiersz 4. Natomiast pozostałe należności, w tym część należności z tytułu sprzedaży środka trwałego, których termin spłaty przypada w okresie późniejszym niż rok od dnia bilansowego, wykazuje się w aktywach trwałych bilansu w poz. A.III. Należności długoterminowe.