Nakłady na ulepszenie programu komputerowego – ewidencja księgowa

Dla uznania składników majątkowych za aktywa jednostki oraz ujęcia ich w księgach rachunkowych muszą być spełnione kryteria określone w art. 3 ust. 1 pkt 12 uor. Powinny to być zatem kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Do składników aktywów zalicza się m.in. wartości niematerialne i prawne (wnip), tj. nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków i patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych i zdobniczych oraz know-how (art. 3 ust. 1 pkt 14 uor). Do wnip zalicza się również koszty zakończonych prac rozwojowych, o ile zostały spełnione warunki określone w art. 33 ust. 2 pkt 1–3 uor.

Warto podkreślić, że ulepszenie – w rozumieniu art. 31 ust. 1 uor – polegające na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji, odnosi się wyłącznie do środków trwałych, a nie do wnip. Nie wyklucza to jednak ponoszenia takich kosztów w okresie używania wnip. Ujmuje się je, zależnie od celu ich poniesienia, jako koszty bieżącego okresu używania (eksploatacji) lub kolejne tytuły wnip.

Wartość początkowa poszczególnych tytułów wnip nie ulega zwiększeniu o wysokość kosztów poniesionych na ich ulepszenie, bez względu na kwotę tych kosztów oraz ich klasyfikację (np. przebudowa, rozbudowa, modernizacja), czy też to, że zwiększyły wartość użytkową wnip w stosunku do posiadanej w momencie przyjęcia do używania. Jeżeli koszty poniesione w okresie używania wprowadzonych uprzednio do ewidencji wnip samodzielnie spełniają definicję wnip (ww. kryteria uor), to podlegają ujęciu jako odrębny tytuł wnip. W przeciwnym razie stanowią koszty okresu w momencie ich poniesienia.

Wobec powyższego, jeśli nakłady ponoszone przez jednostkę na rozbudowę programu komputerowego „Kadry i Płace” będą spełniać – określone uor – kryteria uznania za składnik aktywów, w tym wnip, to należałoby ich wartość zakwalifikować jako odrębny tytuł wnip i wprowadzić do ksiąg rachunkowych jednostki w korespondencji z kontem 02 „Wartości niematerialne i prawne”. W przeciwnym razie nakłady te należałoby, moim zdaniem, odnieść w koszty działalności operacyjnej.

Sposób kwalifikacji i ujęcia w księgach nakładów na modyfikację, modernizację i rozbudowę istniejącego programu powinien – w mojej ocenie – wynikać z decyzji podjętej przez kierownika jednostki. Decyzja ta powinna zostać poprzedzona dokonaną przez służby prawne szczegółową analizą stanu prawnego oraz dokumentów (w tym umowy zawartej z firmą zewnętrzną) będących w posiadaniu jednostki. Przyjęty sposób kwalifikacji i ewidencji ww. nakładów powinien zostać ustalony przez kierownika jednostki i opisany w dokumentacji stosowanych zasad (polityki) rachunkowości, wymaganej art. 10 uor.