Możliwość zrzeczenia się przez pracownika zwrotu kosztów pracy zdalnej

Zwrot kosztów pracy zdalnej to ustawowy obowiązek pracodawcy, więc zrzeczenie się przez pracownika takiego zwrotu zostanie uznane za nieważne i nie zwolni pracodawcy z obowiązku rozliczania kosztów. Ryczałt ma odpowiadać przewidywalnym kosztom pracy zdalnej i nie może być symboliczny, co nie oznacza, że przy niektórych pracach – powiązanych z brakiem używania własnych narzędzi i minimalnym zużyciem prądu oraz usług telekomunikacyjnych – nie będzie on faktycznie niski.

W myśl art. 67²⁴ Kp pracodawca jest obowiązany m.in. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

• materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do jej wykonywania,
• instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania, lub pokryć niezbędne koszty z tym związane,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do jej wykonywania,
• szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do jej wykonywania.

Rozliczenia mogą być zastąpione ekwiwalentem – jeżeli zostanie ustalone, że pracownik korzysta z własnych narzędzi – albo ryczałtem, który może objąć również koszty mediów.

Obowiązki te zostały wyłączone przy pracy zdalnej okazjonalnej.

Z przepisów Kp wprost wynika zakaz zrzeczenia się przez pracownika prawa do wynagrodzenia za pracę. Wskazane świadczenia nie stanowią wynagrodzenia, tylko zwrot ponoszonych kosztów (także wówczas, gdy rozliczenie zostało ustalone w formie ryczałtu). Wykluczone jest jednak przyjęcie możliwości zrzeczenia się przez pracownika innych świadczeń, których celem jest pokrycie kosztów obciążających zatrudnione osoby, standardowo ponoszonych przez pracodawcę. Mowa o obowiązku pokrywania kosztów pracy, który obciąża pracodawcę i nie może być "przerzucany" na pracownika.

Wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, zaś przy jego ustaleniu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość i ceny rynkowe materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Ryczałt nie może być zatem ustalony w symbolicznej kwocie. W każdym przypadku ma – oczywiście na zasadzie uśrednienia, założenia kwoty przybliżonej – pozwalać na pokrycie kosztów wymienionych w art. 67²⁴ Kp. Trudno przyjąć, że przy większości prac wykonywanych zdalnie (najczęściej prac biurowych przy użyciu komputera) ryczałt w wysokości 5 zł miesięcznie będzie kwotą wystarczającą (chyba że mówimy o pracy naprzemiennej, z 4 czy 5 dniami pracy zdalnej w miesiącu, i o zapewnieniu przez pracodawcę wszystkich narzędzi pracy).

Z uwagi na to, że zdalnie mogą być realizowane różne prace, nie można jednak wykluczyć sytuacji, w których faktyczne koszty po stronie pracownika będą znikome. Przykładowo przy zdalnym przygotowywaniu się aktora zatrudnionego w teatrze do roli często nie będą używane żadne narzędzia, a zużyta energia elektryczna na oświetlenie pomieszczenia będzie znikoma (przygotowania w dużej mierze mogą się odbywać podczas dnia, przy świetle słonecznym). Stosunkowo niski ryczałt może być również ustalony, w przypadku gdy pracodawca zapewni pracownikowi narzędzia pracy (np. laptop i mobilny dostęp do internetu). Zostanie bowiem do pokrycia jedynie koszt energii elektrycznej, który – nawet przy całomiesięcznym wykonywaniu pracy zdalnej przy użyciu komputera – nie powinien przekroczyć 20 zł).

Mówimy jednak o niskich albo o żadnych kosztach związanych ze specyfiką pracy wykonywanej zdalnie oraz z zakresem zapewnionych narzędzi. W tych przykładach przy ustaleniu ryczałtu nadal opieramy się na obiektywnie przewidywanych kosztach, jakie będzie ponosić pracownik.