MF objaśnił, jak rozliczać koszty używania samochodów osobowych

Regulacje te weszły w życie 1.01.2019 i od początku budziły wiele wątpliwości. W liczących 33 strony objaśnieniach „Wykorzystywanie samochodu osobowego w prowadzonej działalności – zmiany w podatkach dochodowych od 2019 roku” odniesiono się m.in. do kwestii limitowania kosztów ubezpieczenia samochodów osobowych.

Ubezpieczenia

Potwierdzono, że limit wynikający z art. 23 ust. 1 pkt 47 updof i art. 16 ust. 1 pkt 49 updop, obliczany w proporcji, w jakiej kwota 150 tys. zł pozostaje do wartości samochodu (także elektrycznego) przyjętej dla celów ubezpieczenia, dotyczy wyłącznie kosztów składek ubezpieczeniowych, które są kalkulowane na podstawie wartości samochodu (np. nieobowiązkowe ubezpieczenia autocasco (AC) lub Guaranteed Asset Protection (GAP). Nie obejmuje kosztów obowiązkowego ubezpieczenia OC ani NNW.

W przypadku podatników PIT limit ten nie ma zastosowania w odniesieniu do samochodów osobowych, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, tj. stanowiących własność podatnika, lecz nieprzypisanych do majątku związanego z prowadzoną przez niego działalnością. Na podstawie ww. przepisu składki na ubezpieczenie takich pojazdów objęte są innym limitem – 20% poniesionych wydatków.

Ubezpieczenia OC i NNW nie podlegają również limitowaniu na mocy art. 23 ust. 1 pkt 47a updof i art. 16 ust. 1 pkt 49a updop. Przepisy te wyłączają z kosztów podatkowych opłaty wynikające z umów leasingu w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 tys. zł (w przypadku aut elektrycznych 225 tys. zł) pozostaje do wartości pojazdu, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego.

MF wyjaśnił, że poza zakresem ww. regulacji pozostają składki na wszelkiego rodzaju ubezpieczenia samochodu osobowego, w tym również te nieobjęte zakresem przepisu art. 23 ust. 1 pkt 47 updof (art. 16 ust. 1 pkt 49 updop). Oznacza to, że np. składka z tytułu obowiązkowego ubezpieczenia OC faktycznie opłacana przez np. leasingobiorcę (zwrot kosztów) nie podlega limitowaniu w oparciu o omawiane przepisy (w związku z limitem 150 tys./225 tys. zł).

Koszty używania pojazdów do celów „mieszanych”

MF wyjaśnił też, jakie wydatki z tytułu używania samochodu podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych do wysokości 75%, z uwagi na używanie pojazdu do celów „mieszanych”, tj. związanych z działalnością gospodarczą oraz na potrzeby prywatne (art. 23 ust. 1 pkt 46a updof i art. 16 ust. 1 pkt 51 updop). Są to np. wydatki ponoszone na: nabycie paliw silnikowych, serwis samochodu, wymianę opon, myjnię, naprawy i części zamienne, wymianę płynu hamulcowego i płynu do spryskiwaczy, opłaty za przejazd autostradą, badania diagnostyczne, abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie, czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu, remont powypadkowy samochodu.

Limit obejmuje również nieodliczony VAT. Nie obejmuje natomiast wydatków na ulepszenie środków trwałych (w tym zakup dodatkowego wyposażenia samochodu osobowego, np. montaż czujników cofania lub instalacji gazowej, o wartości nieprzekraczającej 10 tys. zł). Takie wydatki mogą być w całości bezpośrednio uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów, o ile wartość nakładów nie przekracza kwoty 10 tys. zł.

MF wskazał, że limit 75% nie odnosi się u podatników CIT wyłącznie do samochodów osobowych stanowiących składniki majątku podatnika: należy uznać, że ma zastosowanie do każdego samochodu osobowego używanego, czy to na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy, czy też każdej innej umowy cywilno-prawnej, w tym także samochodu będącego własnością członka zarządu, zleceniobiorcy, udziałowca, używanego przez niego w celu odbycia podróży służbowej.

W takich przypadkach zwrot wydatków powinien być uregulowany aktem, z którego wynikałby obowiązek ponoszenia kosztów z tytułu używania samochodu. Obowiązek taki może być np. przewidziany w uchwale zgromadzenia wspólników powołującej członka zarządu do pełnienia funkcji, zawartej umowie cywilno-prawnej o używanie samochodu na potrzeby podatnika, umowie najmu/dzierżawy lub użyczenia samochodu na rzecz spółki. Podstawą zaliczenia przez spółkę do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na używanie samochodu osobowego powinny być faktury lub inne dokumenty będące podstawą zapisu w księgach, w myśl uor, wystawione na spółkę.