Kto składa czynny żal w przypadku wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za pobór PIT

Zgodnie z art. 31 Op osoby prawne (więc również stowarzyszenia rejestrowe) oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej (czyli także stowarzyszenia zwykłe), będące płatnikami lub inkasentami, są obowiązane wyznaczyć osoby, do których obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot, a także zgłosić właściwemu miejscowo organowi podatkowemu imiona, nazwiska i adresy tych osób.

Ustawa nie wskazuje, że osoba odpowiedzialna za rozliczenia z US ma być członkiem organu zarządzającego i nie nakłada żadnych wymogów w tym zakresie. Oznacza to, że jako osobę odpowiedzialną można zgłosić również szeregowego członka stowarzyszenia, a nawet osobę spoza organizacji, która faktycznie będzie odpowiadała za dokonywanie rozliczeń.

Jeżeli osoba ta nie dopilnuje swoich obowiązków, wskutek czego dojdzie do nieterminowego rozliczenia się z US z zobowiązań podatkowych, to ponosi odpowiedzialność karną skarbową. Podstawą prawną przypisania jej odpowiedzialności jest art. 9 § 3 Kks: Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną.

Obowiązek zgłoszenia do US osoby faktycznie odpowiedzialnej za rozliczenia podatkowe z US ma umożliwić ustalenie osoby, która w przypadku organizacji wieloosobowych będzie ponosić odpowiedzialność karną skarbową. Z racji tego, że zawiadomienie o wyznaczeniu takiej osoby składa zarząd w imieniu stowarzyszenia (lub przedstawiciel w przypadku stowarzyszenia zwykłego bez zarządu), należy zadbać, aby właściwie udokumentować przejęcie przez nią odpowiedzialności za rozliczenia z US (np. zawierając umowę, udzielając pełnomocnictwa z oświadczeniem pełnomocnika o wzięciu odpowiedzialności albo podejmując uchwałę).

Osoba odpowiedzialna może uniknąć kary za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, jeśli po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomi o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu (art. 16 § 1 Kks). To zawiadomienie określa się potocznie jako „czynny żal”. Jest on składany przez sprawcę przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, czyli osobę fizyczną, która je popełniła. Za uchybienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej odpowiedzialność karną skarbową jak sprawca ponosi osoba, która zajmuje się jej sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi. W przypadku rozliczeń z US będzie to osoba zgłoszona, zgodnie z art. 31 Op, jako odpowiedzialna za obliczanie i pobieranie podatków oraz ich terminową wpłatę na rachunek US (jeśli faktycznie zajmowała się w organizacji tymi kwestiami).

Czynny żal jest więc zawsze składany przez konkretną odpowiedzialną osobę fizyczną, a nie przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. W omawianym przypadku zawiadomienie o dokonaniu czynu zabronionego złoży więc członek stowarzyszenia, który odpowiadał za rozliczenia z US i który został zgłoszony do US zgodnie z obowiązkiem prawnym jako osoba odpowiedzialna, a nie osoby reprezentujące stowarzyszenie, w imieniu stowarzyszenia. Oczywiście może się zdarzyć, że kilka osób będzie odpowiedzialnych za popełnienie czynu zabronionego, np. gdy ktoś inny oblicza podatek, a ktoś inny jest odpowiedzialny za jego wpłatę na właściwy rachunek bankowy. Gdyby podatek został naliczony w złej wysokości i wpłacony po terminie, obie odpowiedzialne osoby fizyczne powinny dokonać „samodenuncjacji”, składając czynny żal. Obie powinny być również zgłoszone do US jako osoby odpowiedzialne.

Zaznaczmy, że aby móc uniknąć odpowiedzialności karnej skarbowej, to sprawca czynu zabronionego musi złożyć zawiadomienie o jego popełnieniu; nie może tego zrobić w jego imieniu zarząd stowarzyszenia czy pełnomocnik, wskazując daną osobę jako sprawcę.

Sprawca czynu może złożyć czynny żal do US na piśmie – w postaci papierowej lub elektronicznej – albo ustnie do protokołu. Pisma w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym i wnosi za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym przez portal podatkowy (obecnie e-Urząd Skarbowy).

Na koncie na portalu e-Urząd Skarbowy można złożyć czynny żal w formie elektronicznej bez konieczności podpisywania pisma kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Aby skorzystać z tej opcji, należy się zalogować na konto, korzystając z podpisu zaufanego lub osobistego (zalogowanie się na portalu za pomocą danych podatkowych daje jedynie dostęp do usługi Twój e-PIT).

Następnie w zakładce „Złóż dokument” trzeba wybrać „Zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego (czynny żal)” i wypełnić odpowiednie pola, a potem wybrać opcję „Wyślij”.

Należy mieć na uwadze, że tak jak w przypadku wszystkich dokumentów, które można złożyć elektronicznie przez portal e-Urząd Skarbowy, generator dokumentu umożliwia, aby czynny żal został złożony w imieniu „innej osoby fizycznej” lub „za inny podmiot niebędący osobą fizyczną”, ale nie spowoduje to uniknięcia odpowiedzialności karnej skarbowej. Sprawca czynu zabronionego, konkretna osoba fizyczna, składa czynny żal wyłącznie w swoim imieniu, a więc członek stowarzyszenia składa zawiadomienie jako on sam, a nie w imieniu stowarzyszenia. Podobnie członek zarządu nie składa czynnego żalu za stowarzyszenie lub odpowiedzialną osobę fizyczną.

Zaznaczmy, że wprawdzie odpowiedzialność karna skarbowa spoczywa na konkretnej osobie, ale odpowiedzialność podatkowa za niezapłacone lub zapłacone po terminie zobowiązania wobec US spoczywa na płatniku podatku (tu na stowarzyszeniu). To on jest stroną kontroli, postępowania podatkowego czy czynności sprawdzających. Do niego zostanie skierowana decyzja o odpowiedzialności podatkowej, określająca wysokość należności z tytułu niepobranego lub pobranego i niewpłaconego podatku. Jego majątek zostanie zajęty, jeżeli zaległości nie będą zapłacone i dojdzie do egzekucji.

To od stowarzyszenia, a nie od osoby odpowiedzialnej za obliczanie i pobieranie podatków oraz ich terminową wpłatę, US będzie się domagał uregulowania nieodprowadzonych podatków. Należy więc zadbać, aby zaległość podatkowa została uiszczona w całości oraz by opłacono ew. wynikłe z opóźnienia odsetki (uiszczenie w całości należności, której dotyczy czyn zabroniony, jest również wymogiem uniknięcia odpowiedzialności karnej skarbowej przez sprawcę czynu zabronionego). Z pytania wynika, że zaliczkę zapłacono, ale należałoby sprawdzić, czy nie powstała zaległość z tytułu odsetek za zwłokę (a jeśli tak, to ją opłacić).