Rejestracja na „białej liście” podmiotów zwolnionych z VAT

Na mocy art. 96b ust. 1 ustawy o VAT Szef KAS prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów:

• w odniesieniu do których naczelnik US nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT,
• zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja została przywrócona.

Wykaz ten, nazywany białą listą, jest dostępny od 1.09.2019 r. w Biuletynie Informacji Publicznej KAS[1]. Powinien się w nim znajdować każdy czynny podatnik VAT, wraz z przypisanym do niego przynajmniej jednym aktualnym rachunkiem bankowym, którym posługuje się w prowadzonej przez siebie działalności. W zależności od formy działalności dane do wykazu pochodzą ze składanych przez podatników do US zgłoszeń NIP-2, NIP-8, wniosków CEIDG.

Dokonując płatności na kwotę równą lub wyższą niż 15 000 zł (począwszy od 2022 r. limit obniżono do 8000 zł) za towary bądź usługi nabyte od kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT, należy sprawdzić, czy rachunek (rachunki) kontrahenta widnieje w wykazie. Updop (art. 15d ust. 1 pkt 2) i updof (art. 22p ust. 1 pkt 2) przewidują bowiem sankcję w postaci braku możliwości zaliczenia kosztu – w całości lub w części – do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli wystąpią łącznie następujące przesłanki:

• transakcja (w rozumieniu art. 19 Prawa przedsiębiorców[2], a więc zawarta między przedsiębiorcami) opiewa na kwotę równą lub wyższą niż 15 000 zł (8000 zł od 2022 r.),
• dostawa towarów lub świadczenie usług zostały potwierdzone fakturą,
• dostawca lub usługodawca jest zarejestrowany na potrzeby podatku od towarów i usług jako czynny podatnik VAT,
• płatność nastąpiła – w całości lub w części – na rachunek bankowy niewidniejący na dzień zlecenia przelewu na białej liście, a podatnik nie zawiadomił w określonym terminie właściwego dla siebie naczelnika US o zapłacie na rachunek spoza białej listy.

Ze względu na tę sankcję kontrahenci wymagają, aby rachunek, na który dokonują przelewu kwoty powyżej 15 000 zł, znajdował się w wykazie. Sprawdzanie kontrahentów w wykazie znacząco zwiększa również bezpieczeństwo i ogranicza ryzyko wdania się w oszukańczy proceder zmierzający do wyłudzenia VAT.

Nie każdy kontrahent musi jednak znajdować się w wykazie i nie każdy się w nim znajduje. Przykładowo wykaz może nie obejmować przedsiębiorcy oczekującego na rejestrację do VAT czy też podatnika zwolnionego z VAT podmiotowo – z uwagi na nieprzekroczenie limitu sprzedaży w wysokości 200 tys. zł rocznie (na mocy art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) – albo przedmiotowo, a także przedsiębiorcy zagranicznego niezarejestrowanego w Polsce jako czynny podatnik VAT. Dokonanie płatności przekraczającej wskazany limit na rzecz podatnika zwolnionego z VAT, który nie figuruje na białej liście, nie rodzi zatem negatywnych konsekwencji w podatku dochodowym (potwierdza to interpretacja KIS z 2.06.2021 r., 0111-KDIB2-1.4010.91.2021.1.MK).

Ponadto należy mieć na uwadze, że sankcja w postaci wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów może mieć zastosowanie wyłącznie w przypadku zawarcia transakcji między przedsiębiorcami (do takich transakcji odwołują się przepisy Prawa przedsiębiorców). Jeśli sprzedawca nie jest przedsiębiorcą, lecz – jak w omawianym przypadku – organizacją non profit nieprowadzącą działalności gospodarczej, tylko odpłatną działalność pożytku publicznego, albo też np. osobą fizyczną wynajmującą nieruchomość należącą do majątku prywatnego, to dokonanie płatności na rachunek bankowy takiego podmiotu, niefigurujący w wykazie, również nie będzie skutkować wyłączeniem wydatku z kosztów uzyskania przychodów (zob. interpretacja KIS z 19.02.2021 r., 0111-KDIB2-1.4010.492.2020.2.AP).

Faktem jest jednak, że – jak wskazano w pytaniu – wielu kontrahentów, a w szczególności administracja publiczna, dla bezpieczeństwa stosuje we wzorach umów zapisy o przelewach wyłącznie na rachunki z białej listy.

Fundacja, zwolniona podmiotowo z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu sprzedaży w wysokości 200 tys. zł rocznie, może fakultatywnie złożyć zgłoszenie rejestracyjne do VAT i zaznaczyć w nim, że korzysta ze zwolnienia. Wśród prezentowanych o niej w wykazie informacji znajdzie się także ta, że jest podatnikiem VAT zwolnionym.

W tym celu w zgłoszeniu VAT-R w rubryce C.1 „Okoliczności określające obowiązek podatkowy” należy zaznaczyć poz. 29 „podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub ust. 9 ustawy”. Zgłoszenie VAT-R można złożyć w każdym momencie. Dane o rachunku bankowym fundacji będą pochodzić ze złożonego przez nią zgłoszenia identyfikacyjnego bądź aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających (NIP-8). Należy zadbać, by w wykazie widniał aktualny rachunek bankowy i w razie potrzeby zmienić lub uzupełnić go na druku aktualizacyjnym NIP-8.

Podsumowując: jeśli fundacja dokona zgłoszenia na druku VAT-R, może zostać wpisana na białą listę i kontrahenci będą mogli odnaleźć jej rachunek bankowy.