Koszty zastępstwa procesowego w sprawach gospodarczych – jak je zaksięgować

Do kosztów dochodzenia na drodze sądowej należności handlowych od nabywców, którzy odmawiają uregulowania zapłaty za towar lub usługę, należy tzw. zastępstwo procesowe, tj. korzystanie z usług profesjonalnego prawnika (zakup tych usług księguje się: Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce „VAT naliczony podlegający odliczeniu”, Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”).

Zgodnie z art. 98 § 1 Kpc strona przegrywająca sprawę jest zobowiązana zwrócić przeciwnikowi, na jego żądanie, koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony (koszty procesu). Do niezbędnych kosztów procesu strony reprezentowanej przez adwokata zalicza się jego wynagrodzenie (koszty zastępstwa procesowego). Stronom reprezentowanym przez radcę prawnego, rzecznika patentowego lub Prokuratorię Generalną RP zwraca się koszty w wysokości należnej zgodnie z przepisami o wynagrodzeniu adwokata.

W przypadku gdy sąd oprócz zapłaty przez dłużnika spornej należności (którą księguje się: Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” oraz Wn konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”, Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”, oraz ew. rozwiązanie odpisu aktualizującego wartość spornej należności: Wn konto 28 „Odpisy aktualizujące wartość należności”, Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”) zasądzi zwrot kosztów zastępstwa procesowego, zwrot ten należy ująć w ewidencji księgowej wierzyciela następująco: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 28 „Odpisy aktualizujące wartość należności” lub konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”, oraz ew. rozwiązanie odpisu aktualizującego wartość kosztów zastępstwa procesowego: Wn konto 28 „Odpisy aktualizujące wartość należności”, Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Natomiast kwota zasądzona – w razie przegrania sporu – tytułem zwrotu kosztów zastępstwa procesowego podlega u strony przegrywającej sprawę księgowaniu: Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, a zwrot kosztów zastępstwa procesowego na rzecz wierzyciela: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”.

Od kwoty zasądzonej tytułem zwrotu kosztów procesu (w tym zastępstwa procesowego) należą się odsetki w wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego, za czas od dnia uprawomocnienia się orzeczenia, w którym je zasądzono, do dnia zapłaty (księgowania po stronie wierzyciela: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 75-0 „Przychody finansowe”, a po stronie dłużnika: Wnkonto 75-1 „Koszty finansowe”, Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”).

Jeżeli orzeczenie to jest prawomocne z chwilą wydania, odsetki należą się za czas po upływie tygodnia od dnia jego ogłoszenia do dnia zapłaty, a jeśli orzeczenie takie podlega doręczeniu z urzędu – za czas po upływie tygodnia od dnia jego doręczenia zobowiązanemu do dnia zapłaty.

Gdy sąd oddali roszczenie o uregulowanie spornej należności handlowej, należność tę wraz z kosztami zastępstwa procesowego należy odpisać w ciężar utworzonego uprzednio odpisu aktualizującego lub kosztów operacyjnych: Wn konto 28 „Odpisy aktualizujące wartość należności” lub konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”, Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” (w przypadku spornej należności handlowej uprzednio dochodzonej na drodze sądowej), Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w przypadku kosztów zastępstwa procesowego).