Koszty nadzoru i inne koszty ponoszone w okresie gwarancyjnym – czy zwiększają wartość początkową środka trwałego

Zawarta w § 2 pkt 5 rozporządzenia z 13.09.2017 r. definicja „środków trwałych” stanowi, że są to środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 uor, w tym środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub w użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki. Z kolei przywołany w tym przepisie art. 3 ust. 1 pkt 15 uor określa, że środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Środki trwałe wprowadza się do ksiąg rachunkowych jednostek, w tym jednostek budżetowych, w wartości początkowej stanowiącej cenę ich nabycia lub koszt wytworzenia (art. 28 ust. 2 i 8 uor). Cena nabycia lub koszt wytworzenia środków trwałych, będące ich wartością początkową, obejmują ogół kosztów pozostających w związku przyczynowo-skutkowym z jego pozyskaniem, w tym budową, poniesionych od dnia podjęcia udokumentowanej decyzji o pozyskaniu środka trwałego, w tym od dnia udokumentowanego rozpoczęcia jego budowy do dnia udokumentowanego przyjęcia go do użytkowania.

Wartość początkową środka trwałego już ujętego w księgach rachunkowych zwiększają koszty jego ulepszenia poniesione podczas jego użytkowania (pkt 6.6 i 6.8 w zw. z pkt 7.5, 7.6, 7.21–7.23 KSR 11 Środki trwałe). Na czym polega ulepszenie środka trwałego i jakie warunki powinny zostać spełnione w celu uznania poniesionych kosztów prac za ulepszenie, określa art. 31 uor. Przepis ten wskazuje, że ulepszenie może polegać na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji, a poniesione na ulepszenie koszty powinny się przyczynić do tego, że po zakończeniu ulepszenia wartość użytkowa ulepszanego środka trwałego przewyższa wartość użytkową posiadaną przy przyjęciu do używania, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.

Jak z tego wynika, wartość początkową środka trwałego, ujętego w ewidencji księgowej jednostki, mogą zwiększać wyłącznie koszty jego ulepszenia. Naszym zdaniem wskazane w pytaniu koszty nadzoru i inne, w tym wydatkowane na analizę środowiskową czy ochronę środowiska, poniesione przez jednostkę po przyjęciu środka trwałego do użytkowania, nie spełniają definicji ulepszenia tego środka trwałego. Obciążają one koszty okresu ich poniesienia.

Okoliczność, że środek trwały znajduje się jeszcze w okresie gwarancyjnym, może wpływać – co najwyżej – na to, kto pokrywa koszty, o których mowa – wykonawca czy zamawiający.