Konta ksiąg pomocniczych w przypadku ustanowienia Centrum Usług Wspólnych w gminie

Rachunkowość każdej jednostki obejmuje – zgodnie z art. 4 ust. 3 uor:

1)  przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,

2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

5) sporządzanie sprawozdań finansowych,

6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,

7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Z art. 11 uor wynika, że księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę. W odniesieniu do jednostek sektora finansów publicznych prowadzenie ksiąg rachunkowych może zostać powierzone innej jednostce sektora finansów publicznych, na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

Księgi rachunkowe – zgodnie z art. 13 ust. 1 uor – obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

W myśl art. 15 uor konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

Z kolei w odniesieniu do kont ksiąg pomocniczych art. 16 ust. 1 uor stanowi, że zawierają one zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla pozycji wymienionych w art. 17 ust. 1 uor, w tym środków trwałych, także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, operacji sprzedaży, operacji zakupu, kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów, operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

Odpowiedzialność za rachunkowość jednostki, w tym za prowadzenie ksiąg rachunkowych, ponosi – co do zasady – kierownik jednostki. Wynika to z art. 4 ust. 5 uor, w myśl którego kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości,określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również gdy określone obowiązki – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobielub przedsiębiorcy usługowo prowadzącemu księgi rachunkowe, za ich zgodą.

Odrębnym przepisem, o którym mowa w przywołanym wyżej art. 4 ust. 5 uor, jest art. 53 ust. 5 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1530). Stanowi on w szczególności, że kierownik jednostki obsługującej, o której mowa w art. 10b ust. 1 ustawy z 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1465), jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, o której mowa w art. 10a pkt 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym, w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą albo porozumieniem.

Odrębnymi przepisami określającymi zasady powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych w przypadku jednostek sektora finansów publicznych (por. art. 11 ust. 2 pkt 2 uor) są przepisy ustrojowe dotyczące tych jednostek, w tym ustawa o samorządzie gminnym. Z jej art. 10a wynika, że gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną określonym jednostkom (jednostki obsługiwane). Wspólną obsługę mogą prowadzić jednostki obsługujące, wymienione w art. 10b ust. 1 tej ustawy, tj. urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego. Jednocześnie art. 10c ust. 2 wskazuje, że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 10a pkt 1 i 2 (tj. jednostki organizacyjne gminy zaliczane do sektora finansów publicznych i gminne instytucje kultury), są one przekazywane w całości.

Z powyższych uregulowań wynika, że jeżeli gmina ustanowiła wspólną obsługę administracyjną, finansową, organizacyjną, obowiązki z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych (w tym szkół) są przekazane w całości do jednostki obsługującej (CUW). Jednocześnie odpowiedzialność za rachunkowość, w tym za prowadzenie ksiąg rachunkowych, przyjęcie zasad (polityki) rachunkowości, a także sporządzanie sprawozdań finansowych dla jednostek obsługiwanych (szkół), spoczywa na kierowniku jednostki obsługującej (CUW). Oznacza to, że w przypadku ustanowienia CUW jako jednostki obsługującej jest ono zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostek obsługiwanych (szkół), w tym składających się na te księgi kont ksiąg pomocniczych.