Kiedy impreza firmowa stanowi koszt podatkowy

Impreza integracyjna to spotkanie pracowników i współpracowników (ew. ich osób towarzyszących), mające na celu wspólne spędzenie czasu, integrację, budowanie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy. Przykładowe wydatki ponoszone przez pracodawcę na ten cel to zakup usług hotelowych (nocleg, wyżywienie), rozrywkowych (oprawa muzyczna, warsztaty, gry zespołowe, inne atrakcje), kulturalnych (kino, teatr), kateringowych, napojów i posiłków.

Ich kwalifikacja jako kosztów uzyskania przychodów nie budzi wątpliwości, jeśli w imprezie uczestniczą wyłącznie osoby zatrudnione na umowy o pracę. W przypadku bowiem, gdy charakter spotkania uwzględnia budowanie pozytywnych relacji między samymi pracownikami lub między pracodawcą a pracownikami w sposób mogący faktycznie przyczynić się do zwiększenia przychodów podatnika bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła jego przychodów, to wydatek taki można uznać za koszt uzyskania przychodów (wyrok NSA z 19.10.2022 r., II FSK 572/22). Kosztem podatkowym nie będą jednak imprezy sfinansowane z zfśs (są nim bowiem odpisy na ten fundusz – zob. art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i art. 16 ust. 1 pkt 45 updop).

Do kategorii tzw. kosztów pracowniczych są zaliczane także wydatki poniesione w związku z uczestnictwem w imprezach osób towarzyszących pracownikom, świadczenie to bowiem związane jest ze stosunkiem pracy łączącym pracownika z pracodawcą (gdyby nie ten stosunek, członkowie rodzin/osoby towarzyszące nie uczestniczyliby w spotkaniu) (interpretacje KIS z 21.06.2018 r., 0111-KDIB2-3.4010.15.2018.3.KK, i 8.11.2019 r., 0113-KDIPT2-1.4011.429.2019.2.DJD).

Organy podatkowe nie uznają natomiast za koszt uzyskania przychodów tej części wydatków na imprezy integracyjne, która dotyczy udziału w nich współpracowników – podwykonawców czy osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne). Fiskus kwalifikuje je jako koszty reprezentacji, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 updof i art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. W świetle tych przepisów kosztem podatkowym nie mogą być m.in. koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Zdaniem organów podatkowych organizacja imprez dla współpracowników ma na celu ukazanie zasobności podatnika, wykreowanie jego określonego wizerunku. Przedsiębiorcę łączą ze współpracownikami tylko stosunki biznesowe, potencjalne polepszenie atmosfery współpracy nie ma żadnego przełożenia na przychody firmy (interpretacje KIS z 1.12.2022 r., 0111-KDIB1-1.4010.611.2022.3.BS, 10.11.2022 r., 0111-KDIB1-1.4010.607.2022.1.SG, 21.06.2018 r., 0111-KDIB2-3.4010.103.2018.1.KB).

Również orzecznictwo sądowe potwierdza, że wydatki na spotkania o charakterze wyłącznie integracyjnym nie stanowią kosztów podatkowych, z uwagi na ich reprezentacyjny charakter (tak m.in. przywoływany wyżej wyrok NSA z 19.10.2022 r.). Jednak spotkania, których charakter jest integracyjno-szkoleniowy, mogą zostać zaklasyfikowane jako koszt podatkowy (zob. wyrok NSA z 8.12.2022 r., II FSK 1130/20).

Reasumując: spółka może uznać za koszt podatkowy wydatek na organizację imprezy firmowej w części poniesionej na pracowników (i osób im towarzyszących). W odniesieniu do części wydatków poniesionej na współpracowników taka kwalifikacja zapewne zostanie zakwestionowana przez organy podatkowe. Jeśli jednak celem spotkania będzie nie tylko integracja, lecz również szkolenie, to w świetle orzecznictwa NSA spółka mogłaby potraktować taki wydatek jako koszt podatkowy (oczywiście licząc się z ryzykiem sporu i dochodzenia swoich racji przed sądem).