Jakie składki za pracownika na urlopie regeneracyjnym

Decyzja pracodawcy

Sabbatical jest obecnie uznawany za jeden z najbardziej motywujących benefitów pracowniczych. Nie ma przeszkód, aby pracodawca go u siebie wprowadził, bo stanowi rozwiązanie korzystniejsze od wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy. W zależności od sytuacji powinien to uregulować w prawie wewnątrzzakładowym (np. w regulaminie pracy) lub w umowie o pracę. Należy wskazać warunki nabycia urlopu (np. odpowiedni staż, złożenie wniosku), czas jego trwania, zasady przyznawania, a także wynagradzania w jego trakcie. Pracodawca może bowiem przewidzieć, że w czasie takiego urlopu pracownik będzie otrzymywał określonej wysokości wynagrodzenie mimo nieświadczenia pracy. Jest to odstąpienie od zasady z art. 80 Kp, zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną.

Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Może to wynikać także z postanowień umownych. W takim przypadku, choć nie będzie to wynagrodzenie za pracę, powstanie przychód ze stosunku pracy, co implikuje konieczność odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dodatkowe wolne

Jeden z banków dostrzegł, że z biegiem lat słabnie motywacja zespołu, co odbija się na wynikach firmy. Chciał utrzymać pracowników, szczególnie tych doświadczonych, co miało się przełożyć na efektywność działania całej organizacji. W związku z tym zarząd podjął uchwałę o ustaleniu zasad przyznania dodatkowych świadczeń dla pracowników, w tym urlopu sabbatical. Wprowadzono prawo skorzystania przez pracownika ze zwolnienia ze świadczenia pracy z zachowaniem prawa do 30-proc. wynagrodzenia zasadniczego (sabbatical lub urlop regeneracyjny). Warunkiem jest odpowiednio długi staż pracy u pracodawcy, w zależności od którego zwolnienie może mieć różny wymiar, tj. w przypadku stażu wynoszącego 15 lat – do 1 mies., 20 lat –do 3 mies., 25 lat – do 6 mies., 30 lat – do 12 mies. Ustalono, że pracownik sam określi, czy i w jakim zakresie chce z niego skorzystać, bo może wziąć tylko część z przysługującego mu urlopu, np. kilka dni z 3 mies. Musi w tej sprawie złożyć wniosek. Wolne może wybrać jednorazowo, w terminie kolejnych 5 lat.

Skutek wzięcia sabbatical byłby więc analogiczny do zwolnienia ze świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w wysokości 30% wynagrodzenia zasadniczego. W związku z tym pracodawca wystąpił do ZUS o interpretację, jak odprowadzać składki – zarówno w czasie tego urlopu, jak i wtedy, gdy podczas niego pracownik zachoruje.

Gdy zdrowy

ZUS w decyzji z 15.01.2025 r. (DI/100000/43/241/2023) potwierdził, że w okresie urlopu należy odprowadzać składki społeczne i zdrowotną od wypłacanego świadczenia, bo jest to przychód ze stosunku pracy.

W myśl art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 1 i art. 13 ust. 1 usus pracownicy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu – od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. Jeśli pracownik podczas korzystania z urlopu regeneracyjnego pozostaje w zatrudnieniu, to nadal podlega ubezpieczeniom społecznym jako pracownik (art. 6 ust. 1 pkt 1 usus).

Zgodnie natomiast z art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 usus podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu updof z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

• przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia składkowego,
• wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednocześnie z art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej wynika, że do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych tych osób.

Oznacza to, że trzeba odprowadzać składki społeczne i zdrowotną za pracownika przebywającego na sabbatical i obliczać je od wypłacanego w tym czasie świadczenia.

Gdy chory

Pracownik, u którego niezdolność do pracy wystąpi w trakcie urlopu regeneracyjnego, nabędzie prawo do 80% należnego wynagrodzenia, tj. liczonego od 30% wynagrodzenia zasadniczego. Tak wyliczone wynagrodzenie, stanowiące przychód pracownika, będzie podstawą obliczenia składek społecznych i zdrowotnej.

Ponieważ w podstawie wymiaru składek społecznych nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków (art. 18 ust. 2 usus), to z tytułu wynagrodzenia chorobowego składki te nie są opłacane. W przypadku składki zdrowotnej nie stosuje się już takiego wyłączenia i od wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby (lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną) opłaca się tę składkę (art. 81 ust. 5 ustawy zdrowotnej). Za chorego pracownika, któremu pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe, trzeba zatem zapłacić składkę zdrowotną.

Z interpretacji wynika więc, że za pracownika przebywającego na sabbatical należy opłacać składki na takich samych zasadach, jak za tego, który nie korzysta z benefitu. Pobieranie świadczenia wpływa jednak na podstawę wymiaru składek – bo uwzględnia się otrzymywaną przez pracownika kwotę, a nie standardowe wynagrodzenie wynikające z umowy.

Przypomnijmy, że zasiłek chorobowy (wypłacany po upływie 14 lub 33 dni płacenia wynagrodzenia chorobowego) nie stanowi przychodu ze stosunku pracy – jest to przychód z tzw. innych źródeł. Jest zatem wyłączony z podstawy wymiaru składek społecznych i zdrowotnej.