Jak współpraca z byłym pracodawcą wpływa na składki ZUS

Ulga na start

Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 236) zwolnienie ze składek przysługuje pod warunkiem, że przedsiębiorca, który podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy (albo ponownie po upływie co najmniej 60 mies. od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia), nie wykonuje jej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności:

• w bieżącym lub
• w poprzednim roku kalendarzowym

wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności.

Osoba zakładająca firmę po zakończeniu umowy o pracę nie ma więc prawa do ulgi na start, jeśli w ramach działalności kontynuuje współpracę z byłym pracodawcą i wykonuje na jego rzecz te same obowiązki, co wcześniej na etacie.

Preferencyjne składki i mały ZUS plus

Na mocy art. 18a ust. 2 pkt 2 i art. 18c ust. 11 pkt 5 usus preferencyjne składki oraz ulga mały ZUS plus nie przysługują osobom wykonującym pozarolniczą działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności:

• w bieżącym roku kalendarzowym lub
• w poprzednim roku kalendarzowym

wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w jej zakres.

Oznacza to, że osoba, która tuż po zakończeniu etatu rozpoczyna działalność gospodarczą i wykonuje jako przedsiębiorca te same obowiązki dla byłego pracodawcy, od razu będzie zobowiązana do opłacania standardowych składek (naliczanych od podstawy wynoszącej co najmniej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia).

Wakacje składkowe

Jak wynika z art. 17a ust. 1 pkt 3 usus, przedsiębiorca może skorzystać z wakacji składkowych tylko wtedy, gdy:

• w roku kalendarzowym poprzedzającym rok złożenia wniosku o skorzystanie z ulgi oraz
• w okresie od początku roku złożenia wniosku do momentu jego złożenia,

nie wykonywał działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego:

• w roku kalendarzowym rozpoczęcia działalności gospodarczej lub
• w poprzednim roku kalendarzowym

wykonywał te same czynności w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy.

Oznacza to, że osoba, która kontynuuje współpracę z byłym pracodawcą na zasadzie B2B i jako przedsiębiorca wykonuje te same obowiązki, co wcześniej na etacie, nie może skorzystać z wakacji składkowych.

Ograniczenie to nie jest jednak bezterminowe. Jeśli współpraca zostanie zakończona i upłynie odpowiedni okres, przedsiębiorca może uzyskać prawo do zwolnienia ze składek społecznych przez jeden miesiąc w roku.

W roku rozpoczęcia działalności gospodarczej Dawid w ramach niej wykonywał te same czynności na rzecz byłego pracodawcy, co na etacie; nie oznacza to jednak, że całkowicie traci prawo do zwolnienia. Kluczowe jest, aby w okresie składania wniosku o ulgę lub w roku go poprzedzającym nie świadczył usług dla tego podmiotu.

W 2025 r. przedsiębiorca nie będzie mógł skorzystać ze zwolnienia, bo stosowny wniosek musiałby złożyć najpóźniej w listopadzie, a do tego momentu nadal będzie wykonywał działalność na rzecz byłego pracodawcy. Sytuacja nie zmieni się również w 2026 r. – w tym przypadku działalność na rzecz byłego pracodawcy była prowadzona w roku poprzedzającym rok złożenia wniosku, co też wyklucza możliwość skorzystania z ulgi. Dopiero w 2027 r. Dawid mógłby skorzystać z wakacji składkowych, pod warunkiem że po zakończeniu kontraktu nie będzie kontynuował współpracy z byłym pracodawcą, u którego był zatrudniony w momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca nie ma prawa do wakacji składkowych, jeśli na rzecz byłego pracodawcy wykonywał czynności odpowiadające obowiązkom na etacie:

• w roku kalendarzowym poprzedzającym rok złożenia wniosku o ulgę oraz
• od początku roku kalendarzowe

Warunek dotyczy przy tym tylko pracodawcy, z którym przedsiębiorca współpracował w roku kalendarzowym założenia działalności gospodarczej lub w roku poprzedzającym jej rozpoczęcie.

Mimo że Tomasz wykonał w tym roku usługę dla kancelarii, w której kiedyś pracował na etacie, nie traci prawa do skorzystania z ulgi (ani w tym roku, ani w kolejnym), bo zatrudnienie w tej firmie ustało wiele lat przed rozpoczęciem przez niego działalności gospodarczej.

Przepisy dotyczące ulg w składkach ZUS nie definiują pojęcia „pracodawcy”. Mogłoby się wydawać, że ograniczenia związane ze współpracą z byłym pracodawcą odnoszą się również do pracodawców zagranicznych. ZUS interpretuje jednak te regulacje na korzyść przedsiębiorców. Uznaje, że kluczowe znaczenie ma to, jakiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych podlegał pracownik (a obecnie przedsiębiorca) podczas zatrudnienia.

W piśmie z 27.01.2016 r. (WPI/200000/43/15/2016) ZUS wskazał, że prowadzenie działalności gospodarczej w innym państwie UE nie pozbawia prawa do korzystania z preferencyjnych składek społecznych w Polsce. Warunkiem jest, aby w okresie zatrudnienia pracownik podlegał zagranicznemu, a nie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych.

Podobnie wynika z interpretacji ZUS z 5.05.2017 r. (WPI/200000/43/495/2017) potwierdzającej, że praca na rzecz zagranicznego pracodawcy pozwala przedsiębiorcy na zapłatę preferencyjnych składek, jeśli w całym okresie zatrudnienia podlegał on zagranicznemu systemowi ubezpieczeń.

Odnośnie natomiast do warunku korzystania z ulgi na start, dotyczącego nieprowadzenia wcześniej działalności, ZUS w interpretacji z 9.09.2020 r. (WPI/200000/43/643/2020) stwierdził, że oceniając uprawnienie do ulgi, nie bierze się pod uwagę działalności gospodarczej wykonywanej za granicą, o ile nie podlegała ona polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń.

Podobne zasady powinny również obowiązywać w przypadku zatrudnienia poza UE, jednak należy sprawdzić, czy Polska zawarła z danym krajem umowę o koordynacji zabezpieczenia społecznego.

Pomimo współpracy z byłym pracodawcą Agata będzie więc mogła skorzystać zarówno z ulgi na start, jak i z preferencyjnych składek. Nie była objęta polskim systemem ubezpieczeń społecznych w trakcie zatrudnienia, dlatego jej zagraniczny pracodawca nie jest do celów składkowych traktowany jako były pracodawca.

O ile w przypadku podatku dochodowego częściowa zbieżność obowiązków nie wyklucza wyboru formy opodatkowania innej niż skala podatkowa (uznaje się, że w takiej sytuacji przedsiębiorca nie wykonuje czynności „odpowiadających czynnościom” wykonywanym na etacie), o tyle nawet jedynie częściowe pokrywanie się zakresu obowiązków na etacie i w działalności gospodarczej powoduje utratę prawa do ulg składkowych. Nie przysługują one, jeśli na umowę o pracę były wykonywane „czynności wchodzące w zakres” podjętej działalności gospodarczej. ZUS jednoznacznie stwierdza, że zwrot „czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności” odnosi się do czynności powierzonych pracownikowi przez pracodawcę w ramach stosunku pracy. Tym samym nawet częściowe pokrywanie się obowiązków na etacie i w ramach B2B uniemożliwia stosowanie ulgi na start (interpretacje z 11.02.2022 r., DI/100000/43/55/2022, 22.11.2022 r., WPI/200000/43/1188/2022, i 4.01.2021 r., WPI/200000/43/938/2020).

Mimo że Katarzyna po założeniu działalności gospodarczej obejmie nowe stanowisko (szefowej marketingu), to skoro jej obowiązki częściowo będą się pokrywać z tymi, które wykonywała na etacie jako grafik, ulga na start ani preferencyjne składki nie będą jej przysługiwać.

Potencjalna współpraca Grzegorza z dawnym pracodawcą nie powinna stanowić przeszkody w skorzystaniu z małego ZUS plus. Nie byłoby to możliwe jedynie w sytuacji, gdyby przedsiębiorca wykonywał usługi na rzecz byłego pracodawcy w roku rozpoczęcia działalności gospodarczej lub w roku go poprzedzającym. Skoro Grzegorz zakończył zatrudnienie w tej firmie na kilka lat przed założeniem własnej działalności, późniejsza współpraca nie powinna kolidować z możliwością skorzystania z małego ZUS plus.

W przeciwieństwie do przepisów podatkowych dotyczących wyboru formy opodatkowania PIT, regulacje odnoszące się do preferencyjnych składek ZUS nie mówią o obecnym pracodawcy, a jedynie o byłym (z którym płatnik składek był związany w określonych okresach).

W odpowiedzi MRPiPS z 27.11.2024 r. (BM-II.059.1.654.2024) na interpelację poselską nr 6019 wyjaśniono, że ograniczenie stosowania ulgi składkowej nie dotyczy sytuacji, w której przedsiębiorca zostaje zatrudniony przez dotychczasowego kontrahenta po rozpoczęciu działalności gospodarczej. Nie ma również w takim przypadku konieczności opłacania składek wstecz od wyższej podstawy, jeśli w trakcie prowadzenia działalności składki były opłacane na preferencyjnych warunkach.

Zawierając umowę o pracę z dotychczasowym kontrahentem, przedsiębiorca nie utraci więc prawa do dalszego korzystania z preferencyjnych składek. Przepisy dotyczące ulg składkowych mają na celu zapobieganie odwrotnym sytuacjom – wymuszaniu przez pracodawców przechodzenia pracowników na samozatrudnienie.

Korzystanie z preferencyjnych składek jest wykluczone, jeśli przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym – przed dniem rozpoczęcia działalności – świadczył w ramach stosunku pracy/spółdzielczego stosunku pracy czynności tożsame z zakresem prowadzonej działalności.

Mateusz będzie wykonywał w ramach swojej firmy określone czynności na rzecz byłego pracodawcy (u którego zatrudnił się na krótko w trakcie prowadzenia działalności). Ale ponieważ przed dniem rozpoczęcia działalności nie świadczył na jego rzecz pracy na etacie, to nie straci prawa do opłacania składek społecznych na preferencyjnych warunkach.

Jak wynika z pisma ZUS z 24.03.2014 r. (DI/100000/43/282/2014), art. 18a ust. 2 pkt 2 usus wyłącza możliwość korzystania z preferencyjnych składek, jeżeli czynności wykonywane w ramach działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy są tożsame z tymi, które były realizowane przed dniem rozpoczęcia działalności w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym na podstawie umowy o pracę. W związku z tym dla oceny prawa do preferencyjnych składek kluczowe znaczenie ma okres, w którym były wykonywane czynności w ramach stosunku pracy – jeśli były świadczone przed wskazanym okresem bądź po nim, nie stanowi to przeszkody do skorzystania z ulgi.

Podsumowanie

Współpraca z byłym pracodawcą może mieć istotny wpływ na obciążenia podatkowo-składkowe przedsiębiorcy. W szczególności może pozbawiać go prawa do niektórych ulg składkowych i preferencyjnych form opodatkowania PIT (o czym była mowa w „Nawigatorze Księgowych” 2025, nr 5, w artykule Z etatu na własną firmę – pułapki podatkowe). Analizując możliwość korzystania z nich, należy stosować indywidualne podejście – nie można przyjmować automatycznych założeń. Prawo do wyboru podatku liniowego lub ryczałtu nie oznacza automatycznie prawa do ulg w ZUS, i odwrotnie. Trzeba uwzględnić zarówno treść przepisów podatkowych oraz regulacje usus, jak i interpretacje wydawane przez KIS i ZUS.

Czytaj także: Umowy B2B – czy organ podatkowy może zakwestionować wybór tej formy działalności, „Rachunkowość” 2025, nr 6.