Jak podpisać elektroniczne nieustrukturyzowane sprawozdanie finansowe za pomocą podpisu zaufanego ePUAP

Jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, np. stowarzyszenia i fundacje, mają od tego roku obowiązek sporządzać sprawozdania finansowe (sf) w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oraz opatrywać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym (płatnym) lub podpisem zaufanym (bezpłatnym).

Tak sporządzone sf wysyła się do właściwego dla siedziby podatnika US, na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego, lub doręcza do US na informatycznym nośniku danych. O ile podpisanie sf za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie sprawia trudności, o tyle dokonanie tego za pomocą bezpłatnego podpisu zaufanego, używanego na ePUAP, jest bardziej skomplikowane.

Każdy członek zarządu i osoba sporządzająca sf muszą założyć profil zaufany w jednym z punktów potwierdzających lub w bankowości elektronicznej (informacje o tym, gdzie znaleźć punkt potwierdzający, znajdują się na stronie www.obywatel.gov.pl). Następnie na platformie ePUAP (www.epuap.gov.pl) należy utworzyć profil firmy lub instytucji (np. stowarzyszenia). W tym celu trzeba skorzystać z rozwijanego menu przy nazwie swojego prywatnego profilu. Po zalogowaniu do prywatnego profilu wybieramy z menu opcję „Utwórz profil firmy lub instytucji” i wprowadzamy dane naszej organizacji. Logując się do ePUAP na nowo założonym koncie (firmy/instytucji), należy przygotować sf do podpisu, zaadresowane do właściwego US.

Na platformie ePUAP nie ma wzoru sf, z którego można by skorzystać. Należy więc się posłużyć formularzem Pisma Ogólnego, do którego dodajemy pliki sf jako załączniki (np. w formacie PDF lub DOC). Musimy jednak skorzystać ze starego wzoru Pisma Ogólnego (po nazwie formularza dodany jest dopisek „stary wzór”), gdyż nowy wzór przekierowuje na stronę internetową www.obywatel.gov.pl i nie będzie możliwości zapisania formularza w wersji roboczej.

Po wybraniu starego wzoru formularza dodajemy do niego załączniki z plikami sf i zapisujemy dokument w skrzynce „Robocze”. Ostatecznie otrzymamy kilka plików, które wyślemy do US. Podpis będzie się znajdować w osobnym pliku w formacie XML, a sf (załączniki) w innych plikach w dowolnie wybranym formacie. Wszystkie będą jednak stanowić integralną całość.

Możemy przygotować sf do wysyłki również drugą metodą, za pomocą której stworzony zostanie jeden plik XML zawierający zarówno załącznik, jak i podpis. W tym przypadku po zalogowaniu się do profilu firmy lub instytucji wchodzimy w „Moja skrzynka” i „Robocze”, a następnie wybieramy „Dodaj plik z dysku”. W ten sposób dodajemy plik zawierający nasze sf (przy tej metodzie sf powinno być przygotowane w jednym pliku w dowolnym formacie). Po wybraniu zapisanego pliku (kliknięciu go) zostanie on automatycznie dodany do Pisma Ogólnego. Od tej pory stanowić będzie – po wysyłce – jeden plik w formacie XML z wysyłanym Pismem Ogólnym.

Przy obu metodach pisma po wysyłce możemy pobrać i zapisać na naszym dysku. W pierwszym przypadku osobno plik z podpisem i osobno załączniki, w drugim – w jednym pliku. Pierwsza metoda pozwala na otwarcie załączników w dowolnym momencie, w każdym programie, w zależności od zastosowanego formatu plików, jednak bez możliwości zmiany ich treści (gdyż taka zmiana spowoduje niezgodność z wysłanym plikiem XML z podpisem), co zapewnia ich integralność. W drugim przypadku konieczne jest specjalistyczne oprogramowanie (takie darmowe oprogramowanie on-line jest dostępne na ePUAP, na stronie www.sekap.pl/epaczka.seam).

Niezależnie od wybranej metody, w kolejnym kroku (po utworzeniu Pisma Ogólnego wraz z załącznikami) należy zaprosić do profilu firmy lub instytucji wszystkie osoby, które mają podpisać sf. Aby to zrobić, rozwijamy listę przy nazwie organizacji i wybieramy „Zarządzanie kontem”, następnie „Uprawnienia” i „Zaproś osobę”. Członek zarządu zobowiązany do podpisania sf przyjmuje zaproszenie, wchodząc na swoim profilu prywatnym w „Uprawnienia” i wybierając „Przyjmij” w oczekujących zaproszeniach.

Każdy użytkownik, który ma dostęp do skrzynki instytucji (gdy przyjmie zaproszenie), może podpisać dokument (w tym przypadku Pismo Ogólne), za pomocą funkcji „Podpisz” –> „Podpisz Podpisem Zaufanym” bez konieczności wysyłania dokumentu. Pismo takie przechowywane jest w skrzynce „Robocze”, co umożliwia podpisanie podpisem zaufanym przez wszystkie wymagane osoby i wysłanie takiego dokumentu przez ostatniego użytkownika. Wystarczy że członkowie organu kierowniczego zalogują się na swoje prywatne profile w ePUAP, wybiorą kontekst danej organizacji, wejdą w „Robocze” i podpiszą znajdujący się tam plik Pisma Ogólnego bezpłatnym podpisem zaufanym.

Po podpisaniu dokumentu przez kolejną osobę dokument w skrzynce „Robocze” zostaje zaktualizowany o informacje typu Wszystkie podpisy prawidłowe – Podpis prawidłowy Jan Kowalski, Podpis prawidłowy – Adam Nowak itd. Umożliwia to podpisanie sf przez wszystkich członków zarządu i osobę sporządzającą sf.

Może się pojawić wątpliwość co do tego, że w ścisłym sensie, w pierwszej opisywanej metodzie, podpisany zostaje formularz Pisma Ogólnego, a nie załączniki (czyli pliki z sf). Pismo Ogólne będzie jednak zawierać podpisane wskazanie na plik w formacie PDF lub DOC ze sprawozdaniem finansowym, stanowiący załącznik do Pisma Ogólnego.

Formularz Pisma Ogólnego należy zaadresować, wpisując co najmniej 4 znaki w „Ustaw/zmień adresata”. Z racji tego, że wyszukiwanie właściwego US przy korzystaniu z tej opcji może być trudne, warto znaleźć na stronie internetowej US nazwę skrytki w ePUAP przypisanej do właściwej instytucji i tę nazwę wpisać w pole adresata. US podają tę informację na swoich stronach w zakładce „Kontakt” –> „ePUAP”.

US otrzyma przez ePUAP wszystkie pliki, plik Pisma Ogólnego i załączniki (wszystkie razem stanowią dowód, że sf zostało podpisane, a wraz z Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru – dowód, że zostało wysłane i doręczone). Weryfikacja w US samego Pisma Ogólnego bez wysłanych załączników będzie negatywna, dlatego że plik zawiera wskazanie na te załączniki. Podpisany bezpłatnym podpisem zaufanym ePUAP i wysłany plik Pisma Ogólnego stanowi więc integralną całość z załączonym sf i należy przyjąć, że zastosowanie się do powyższej instrukcji spełnia wymagania dotyczące właściwego podpisania i przesłania do US sf w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej.

Nadmieńmy, że w Ministerstwie Cyfryzacji trwają prace nad stworzeniem nowej metody bezpłatnego podpisywania sf bez potrzeby zakładania konta instytucji na ePUAP i zapraszania do niego osób (miałoby to funkcjonować oprócz opisanego wyżej sposobu), jednak nie wiadomo, kiedy nowa usługa zostanie udostępniona i na czym miałaby polegać. Obecnie zastosowanie się do wskazówek zawartych w niniejszym opracowaniu jest jedynym sposobem, który pozwala organizacji, np. stowarzyszeniu, na wywiązanie się z obowiązku sprawozdawczego bez konieczności kupowania drogich kwalifikowanych podpisów elektronicznych.