Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza a inwentaryzacja na dzień bilansowy

Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe, w tym w samorządowej (gminnej) jednostce budżetowej, na każdy dzień bilansowy, powinna być przeprowadzana zgodnie z przepisami rozdz. 3 uor „Inwentaryzacja”. Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania, a także ich odpowiednie udokumentowanie i rozliczenie w księgach rachunkowych jednostki.

Zgodnie z art. 26 ust. 1 uor inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, w drodze: spisu z natury, potwierdzenia salda lub weryfikacji. Uor zawiera uproszczenia w zakresie inwentaryzacji (art. 26 ust. 3), z których wynika, że termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację wymienionych w tym przepisie składników majątku przeprowadzono, w zależności od rodzaju składnika majątkowego, raz w roku, w ciągu 2 lub 4 lat. Oznacza to, że inwentaryzacja może być rozłożona na poszczególne lata (tzw. inwentaryzacja ciągła) oraz że w wyznaczonym okresie (np. w ciągu 4 lat) powinny zostać zinwentaryzowane składniki majątku jednostki.

Ponadto w art. 26 ust. 3 pkt 1 uor stwierdza się, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeśli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 mies. przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury bądź potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Warto podkreślić, że uor nie reguluje szczegółowego sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasad jej udokumentowania. Są to zagadnienia techniczno-organizacyjne i powinny zostać ustalone przez kierownika jednostki, który zgodnie z art. 4 ust. 5 uor ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym w zakresie inwentaryzacji.

Ustawa nie reguluje również zasad przeprowadzania, rozliczania i dokumentowania inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej przeprowadzanej w związku ze zmianą na stanowisku osoby odpowiedzialnej za gospodarowanie mieniem.

Moim zdaniem inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza nie może być jednoznaczna z inwentaryzacją zasobów majątkowych w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Niemniej jednak wyniki inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej mogą zostać wykorzystane przy inwentaryzacji przeprowadzanej przez jednostkę, jeżeli będą zgodne z wymogami określonymi w uor oraz z przyjętymi przez jednostki regulacjami w tym zakresie. Zależy to od przedmiotu inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej i od daty jej przeprowadzenia.