Inwentaryzacja należności publicznoprawnych w państwowej jednostce budżetowej

Kwestie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów jednostki określają przepisy rozdz. 3 uor „Inwentaryzacja”. Podstawowe cele inwentaryzacji to:

• ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• porównanie tego stanu z zapisami w księgach rachunkowych,
• zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania i ich odpowiednie rozliczenie w księgach rachunkowych,
• rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia,
• ocena przydatności inwentaryzowanych składników majątku.

Systematyczna kontrola zgodności danych za pomocą inwentaryzacji jest prowadzona w celu zapewnienia realności i wiarygodności informacji o aktywach i pasywach ujmowanych w księgach rachunkowych i wykazywanych w sprawozdaniu finansowym jednostki.

Inwentaryzację należności przeprowadza się – co do zasady – drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ew. różnic (art. 26 ust. 1 pkt 2 uor). Niemniej jednak w odniesieniu do należności z tytułów publicznoprawnych art. 26 ust. 1 pkt 3 uor wskazuje jako właściwą metodę inwentaryzacji metodę porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji wartości tych składników (tzw. metodę weryfikacji).

Warto podkreślić, że w świetle art. 126 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1530, dalej ufp) „dotacje” to podlegające szczególnym zasadom rozliczania środki z budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego [jst] oraz z państwowych funduszy celowych przeznaczone na podstawie niniejszej ustawy, odrębnych ustaw lub umów międzynarodowych, na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań publicznych. Dotacje dzielą się na: podmiotowe, przedmiotowe i celowe. Zgodnie z art. 127 ufp dotacje celowe są to środki przeznaczone m.in. na:

1) finansowanie lub dofinansowanie:

• zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jst ustawami,
• ustawowo określonych zadań, w tym zadań z zakresu mecenatu państwa nad kulturą, realizowanych przez jednostki inne niż jst,
• bieżących zadań własnych jst,
• zadań agencji wykonawczych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 3 lit. b,
• zadań zleconych do realizacji organizacjom pozarządowym,
• kosztów realizacji inwestycji;

2) dopłaty do oprocentowania kredytów bankowych w zakresie określonym w odrębnych ustawach.

Dotacjami celowymi są także środki przeznaczone m.in. na finansowanie lub dofinansowanie zadań realizowanych przez jst oraz inne podmioty, ze środków przekazywanych przez jednostki, o których mowa w art. 9 pkt 5, 7 (państwowe fundusze celowe) i 14 ufp.

Jednocześnie z art. 60 ufp wynika, że środkami publicznymi stanowiącymi niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym są w szczególności dochody budżetu państwa, dochody budżetu jst albo przychody państwowych funduszy celowych z tytułu dotacji podlegających zwrotowi w przypadkach określonych w ufp. Gdy zatem z państwowego funduszu celowego została udzielona podlegająca rozliczeniu dotacja celowa do jst i stowarzyszeń, w księgach rachunkowych państwowej jednostki budżetowej obsługującej dysponenta tego funduszu powstały należności (Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki”, Ma konto 136 „Rachunek państwowych funduszy celowych”). Jeżeli te należności spełniają przesłanki określone w art. 60 ufp i można je uznać za niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym, to właściwą metodą ich inwentaryzacji jest, moim zdaniem, metoda weryfikacji, a nie metoda potwierdzania sald.

Niemniej jednak ostateczną decyzję w odniesieniu do zastosowania prawidłowej metody inwentaryzacji należności powstałych w wyniku udzielenia dotacji powinien podjąć kierownik jednostki na podstawie analizy posiadanych dokumentów i ustalenia – w świetle ufp – charakteru tych należności, tj. czy są to należności publicznoprawne, czy nie.