Faktury za nieprzyjęte usługi – ewidencja w księgach rachunkowych

Nie podano szczegółów, czy usługa została odebrana w całości, czy w części, a część jest kwestionowana, czy też nieodebrana w całości. Dlatego przedstawiamy możliwe scenariusze:

• usługi nie odebrano; kwestionowana jest cała wartość faktury; nie została ona opłacona,
• odbiór usługi nastąpił, jednak jednostka kwestionuje kwotę faktury, gdyż zastosowano w niej niewłaściwe ceny, inne niż uzgodnione w umowie; faktura nie została opłacona,
• usługa została wykonana i odebrana, a faktura opłacona; w wyniku dokładnej analizy otrzymanej faktury jednostka kwestionuje zasadność części jej kwoty.

Dla przypomnienia: art. 20 uor zobowiązuje wszystkie jednostki do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Pozwala to uznać księgi rachunkowe za prowadzone na bieżąco, gdyż pochodzące z nich informacje – zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 1 uor – umożliwiają m.in. sporządzenie w terminach obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, do których została zobowiązana. Oznacza to konieczność ujęcia opisanych zdarzeń w księgach rachunkowych jednostki.

Jeżeli usługa nie została ani przyjęta (zapewne nastąpi to po usunięciu usterek bądź po znalezieniu przez strony innego rozwiązania, względnie rozstrzygnięcia sporu przez sąd), ani opłacona, nabywca nie ma obowiązku zapłaty za kwestionowane dostawy (usługi), nie powstało też zobowiązanie. Skoro nie zmienił się stan aktywów ani pasywów, to nie nastąpiło zdarzenie gospodarcze. Nieprzyjęta faktura – do czasu wyjaśnienia sytuacji – jest ujmowana w ewidencji pozabilansowej. Świadczący usługę zostaje poinformowany o odmowie zapłaty faktury i przyczynie takiej decyzji.

Gdy jednostka dokonała odbioru usługi, otrzymała od kontrahenta fakturę, jednak kwestionuje wartości z niej wynikające, gdyż podano w niej niewłaściwe wartości (inne niż uzgodnione ceny), a faktury nie opłacono – może zostać ujęta w księgach rachunkowych w postaci poniższych zapisów:

• otrzymanie faktury:

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

• odbiór usługi wycenionej w skorygowanej wartości:

Wn konto zespołu 4,

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

• kwestionowana część kwoty faktury – do czasu wyjaśnienia sprawy i otrzymania faktury korygującej – pozostaje na koncie 30.

Gdy jednostka otrzymała fakturę, wynikająca z niej kwota zobowiązania została opłacona, usługę wykonano, ale w wyniku dokładnej analizy otrzymanej faktury jednostka kwestionuje zasadność części jej wartości – wskazane jest zastosowanie poniższego rozwiązania ewidencyjnego:

• otrzymanie faktury:

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

• wyciąg bankowy – uregulowanie zobowiązania wynikającego z faktury:

Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”,

• odbiór usługi wycenionej w skorygowanej wartości:

Wn konto np. zespołu 4,

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

• kwestionowana część kwoty faktury – do czasu wyjaśnienia sprawy i otrzymania faktury korygującej – pozostaje na koncie 30.